A rotina da sua clínica está muito apertada e não está sobrando tempo para nada? Ou sua agenda já está cheia e está difícil encaixar novos pacientes? Essas situações são comuns em clínicas e consultórios médicos, principalmente se o Tempo Médio de Atendimento estiver muito alto.
Você conhece essa métrica e sabe como ela pode te ajudar a planejar a agenda médica, melhorar a jornada do paciente, evitar atrasos e aumentar seus lucros?
Então continue sua leitura e entenda mais sobre o seu Tempo Médio de Atendimento:
O que é Tempo Médio de Atendimento (TMA) na saúde?
O Tempo Médio de Atendimento é uma métrica de desempenho utilizada por clínicas e consultórios médicos para calcular a duração das suas consultas. Assim, ele indica uma média de quanto tempo o profissional de medicina passa atendendo cada paciente.
A métrica pode ser aplicada tanto no atendimento presencial quanto nas teleconsultas. Dessa forma, o gestor tem como analisar de maneira comparativa o custo-benefício e as possibilidades de cada opção.
Para ter teleconsultas mais ágeis e eficientes, é essencial contar com boas ferramentas de telemedicina. Leia mais: Como contratar um sistema com teleconsulta?
Como calcular o seu TMA na prática?
A matemática para entender essa métrica tão importante em clínicas e consultórios médicos é simples.
Para obter o valor médio entre diferentes consultas, basta somar o tempo total que o médico ficou em atendimento dentro de um período determinado, que pode ser um dia, uma semana ou um mês, por exemplo.
Depois disso, é só dividir esse tempo pelo número de pacientes atendidos nesse mesmo intervalo de tempo. Ou seja:
- Total de minutos passados em atendimento / Número de atendimentos realizados = TMA
Por exemplo, se em um dia o médico passou 7 horas em atendimento e atendeu 10 pacientes, podemos calcular o TMA da seguinte forma:
420 minutos / 10 pacientes = TMA de 42 minutos por atendimento no dia.
Isso significa que o profissional passou uma média de 42 minutos com cada paciente.
Por que o TMA é importante em clínicas e consultórios médicos?
O Tempo Médio de Atendimento fornece dados muito relevantes ao gestor de clínicas, especialmente para controlar a capacidade diária de consultas que podem ser agendadas.
Por meio desse índice, é possível tornar os serviços mais eficazes e rápidos, realizar uma escala assertiva dos funcionários e identificar problemas no atendimento, seja dentro ou fora das salas de consulta.
Além disso, munido da métrica, o gestor é capaz de traçar planos de ação para ajustar o tempo, otimizar os processos da clínica, controlar a agenda com mais facilidade e ainda evitar atrasos.
Afinal, sabendo a duração média de cada atendimento, é possível programar as consultas diárias de maneira que nenhum paciente precise passar muito tempo na sala de espera.
Como o Tempo Médio de Atendimento ajuda na precificação de consultas?
Outra grande vantagem de analisar seu TMA é a ajuda que ele dá na hora de definir um preço para as suas consultas. Afinal, a precificação deve levar em conta diversos fatores, inclusive o tempo levado em cada atendimento.
Isso acontece porque, ao precificar um tratamento, é preciso considerar o lucro desejado. Com o TMA, você pode analisar quantos atendimentos devem acontecer por dia, por semana ou por mês para que as despesas da clínica sejam abatidas e a margem de lucro seja garantida.
- Saiba mais sobre os fatores fundamentais na hora de decidir um preço para suas consultas: O que levar em consideração para precificar corretamente os serviços da sua clínica.
Como saber o Tempo Médio de Atendimento ideal?
Não existe uma regra que defina o TMA perfeito para uma clínica médica. Cada estabelecimento precisa verificar qual é a duração ideal para as consultas de acordo com a sua especialidade e suas demandas. No entanto, é preciso considerar alguns fatores.
A primeira questão é que reduzir o Tempo Médio de Atendimento (TMA) significa que mais pacientes podem ser atendidos em um mesmo dia de trabalho. Isso permite que a clínica aumente sua produtividade e seu faturamento.
Além disso, com um TMA menor, o médico pode organizar melhor sua agenda, diminuir os atrasos e até contar com intervalos durante o dia, sem causar uma queda no lucro da clínica.
Porém, é necessário ter equilíbrio: consultas mais rápidas e um TMA menor nem sempre significam resultados melhores.
Por isso, ao otimizar o tempo do atendimento, é preciso também ter cuidado para que a qualidade das consultas não seja comprometida.
Realizar um atendimento com pressa, apenas considerando essa estratégia para alavancar lucros, pode causar uma má impressão no paciente e uma dificuldade maior na fidelização. Afinal, quando a consulta é rápida demais, o paciente pode deixar a clínica com a sensação de que foi mal atendido e que o médico não lhe deu a atenção devida.
Sem falar que, ao fazer um atendimento apressado para reduzir o TMA, o profissional ainda estaria arriscando realizar uma avaliação superficial durante o diagnóstico.
É fundamental garantir que o paciente sempre tenha tempo para relatar os seus problemas com tranquilidade, que se sinta bem recebido e que o médico consiga desenvolver um diagnóstico aprofundado. E isso jamais pode acontecer com pressa.
Diante disso, o TMA da sua clínica deve ser um número equilibrado e sustentável, de modo que os médicos sejam capazes de aumentar a produtividade e o lucro da clínica, mas sem perder de vista a satisfação do cliente e as boas práticas da medicina.
- Quer saber se o tempo da sua consulta está sendo satisfatório para os pacientes? Então que tal perguntar a eles? Confira: Pesquisa NPS em clínicas e consultórios médicos: o que é e como usar?
Como otimizar o Tempo Médio de Atendimento na sua clínica médica?
Como vimos, é essencial ter um meio-termo saudável e equilibrado para o TMA de uma clínica médica. Por isso, preparamos algumas instruções para alcançar esse objetivo.
Caso você tenha um TMA muito alto:
Nesse caso, é preciso reduzir a duração das consultas para aumentar a produtividade do médico. Com esse objetivo em mente, as principais ações possíveis são:
Melhorar a comunicação interna da clínica
Uma consulta rápida e eficiente depende muito da comunicação interna entre médico, recepcionista e os demais membros da equipe. Assim, investir em treinamento dos funcionários é essencial para que eles saibam como agir em diferentes situações do processo de atendimento.
Nesse quesito, é preciso levar muito em conta o contato entre o médico e o recepcionista. Este profissional pode ajudar muito a reduzir o TMA orientando o paciente quando ele chegar à clínica, tirando as dúvidas mais comuns ou até registrando no prontuário alguns sintomas e medicações que ele toma.
Tudo isso economiza o tempo do médico durante a consulta.
Contar com um prontuário sempre atualizado
O prontuário é a principal ferramenta do médico na hora da consulta. É ele que armazena as informações do paciente e serve como apoio para que o profissional faça diagnósticos precisos e indique bons tratamentos.
Mas, para isso, o documento precisa estar atualizado e muito bem organizado. Do contrário, o médico vai perder tempo questionando o paciente, comparando anotações e procurando informações. Sem falar no risco de dar um diagnóstico incorreto.
Por isso, vale muito a pena investir em um prontuário eletrônico que contenha todo o histórico e outras informações necessárias sobre o paciente. Isso garante um enorme ganho de tempo para o médico.
Investir em tecnologia para otimizar a organização da clínica
Além do prontuário eletrônico, é essencial contar com outras ferramentas como: agenda digital integrada, controle do estoque da clínica, prescrição digital para receitar os tratamentos e tantas outras.
Com a tecnologia certa, o médico diminui o tempo das consultas, mostra mais profissionalismo e ainda pode dar mais atenção a seu paciente.
Para que essas ferramentas sejam ainda mais eficientes, vale a pena ter todas elas integradas em seu sistema de gestão médica.
Caso você tenha um TMA muito baixo:
O tempo de consulta só é considerado demasiadamente baixo quando ele está prejudicando o diagnóstico, o tratamento ou a fidelização do paciente. Por isso, lembre-se da importância de realizar pesquisas de satisfação.
Nessas pesquisas, questione o que está prejudicando a consulta na opinião do paciente, e busque trabalhar essas questões internamente.
Um exemplo comum são consultas rápidas e apressadas, nas quais o paciente não se sente muito bem avaliado. Nesses casos, é preciso rever o atendimento e buscar dar mais espaço e tempo para o paciente expressar suas dúvidas ou necessidades.
Também é interessante fazer mais perguntas durante a consulta e acompanhar de perto (com o prontuário eletrônico) a evolução do tratamento.
Leia mais: 6 dicas para melhorar o atendimento em clínicas médicas
Mas, em todos os casos, a principal dica é: nunca atenda com pressa. O paciente precisa sentir que toda a sua atenção está dedicada a ele durante uma consulta.
Um bom sistema de gestão, com ferramentas que ajudem no seu acompanhamento do paciente, também é muito interessante nesse caso. Conheça o nosso:
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