Relatórios de gerenciamento: entenda a importância de obter os indicadores de sua clínica

Os relatórios de gerenciamento são ferramentas essenciais quando o assunto é compreender e acompanhar o andamento, êxito e lucratividade de empresas ou, no seu caso, de uma clínica ou consultório médico.

Por meio dos relatórios de gerenciamento, é possível acessar os indicadores de desempenho da clínica, que auxiliam a mapear as dificuldades, os acertos e as possibilidades que fazem parte da sua realidade.

Assim, o gestor consegue focar nos pontos fortes da clínica e aumentar a produtividade de toda a equipe, enquanto também trabalha os pontos fracos para reduzir os seus efeitos. 

Portanto, os relatórios de gerenciamento devem ser o centro de processos de organização, planejamento e direção de uma clínica ou consultório médico.

A partir desse panorama, levantamos algumas informações sobre como os relatórios de gerenciamento podem impactar diretamente as atividades de sua clínica e, consequentemente, o seu sucesso. Confira!

Relatórios de gerenciamento: o que há nesses documentos?

Os relatórios de gerenciamento são documentos que organizam informações relevantes sobre os vários setores de atuação da clínica.

Assim, pode ser considerado como um relatório gerencial todo documento que apresenta dados, informações e indicadores para clínicas e consultórios. Sua função é verificar o desempenho de uma empresa ou mostrar seus resultados.

Com essas informações, os relatórios também servem como termômetros para medir a saúde financeira do consultório e sua capacidade de gerar lucro.

Dessa forma, ao ignorar a importância dos relatórios gerenciais, o gestor pode repetir erros e perder oportunidades em seu estabelecimento médico. 

• Leia mais: 7 erros financeiros que podem acabar com sua clínica.

Um grande exemplo disso está na precificação das consultas e tratamentos. Para precificar corretamente os serviços de sua clínica, o gestor precisa levar em conta todos os seus elementos financeiros, incluindo custos fixos, custos variáveis, expectativa de lucro e situação financeira atual.

É aí que entram os relatórios de gerenciamento e seus indicadores, que apresentam essas informações de forma organizada e com o potencial de ajudar o gestor a tomar as melhores decisões.

Sendo assim, os relatórios vão muito além do controle orçamentário do seu estabelecimento. Pense nesse documento como algo que existe para proteger e assegurar o lucro do seu trabalho.

Para aproveitar melhor essa poderosa ferramenta, é preciso definir quais informações são relevantes para compor o relatório e qual é o formato ideal para esses dados, como tabelas ou gráficos, a fim de facilitar sua interpretação.

Quais são os tipos de relatórios de gerenciamento?

Uma clínica médica é composta por vários setores. Para que o sucesso financeiro seja uma realidade, é preciso que todos eles estejam em harmonia.

Os relatórios de gerenciamento apresentam diferentes focos, justamente para que o gestor possa fazer o acompanhamento específico para cada área. Para isso, os principais relatórios são:

• Relatórios de crescimento: nesse documento, o gestor pode analisar dados sobre o desempenho da clínica dentro de um determinado período de tempo, seja ele mensal, semestral ou anual. Indicadores essenciais para isso são a lucratividade e a rentabilidade, por exemplo.

• Relatórios para controle: os dados presentes nesse documento se referem ao funcionamento da clínica. Ele apresenta uma relação dos insumos necessários para atendimentos e outras ferramentas operacionais. Desse modo, as informações são essenciais para evitar gastos desnecessários e para garantir o bom andamento da rotina dos profissionais.

• Relatórios financeiros: esse agrupamento de dados talvez seja o que recebe mais atenção do gestor, uma vez que se preocupa com a análise da performance do consultório no universo das finanças. Dados como fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além das despesas fixas e variáveis, devem estar presentes nesse relatório.

• Relatórios de satisfação: esse relatório concentra informações sobre como o atendimento da clínica é visto pelos pacientes. Portanto, é um documento essencial para a gestão identificar seus pontos fortes e fracos e agir de imediato. Também é central para fidelizar pacientes na clínica médica.

É importante ressaltar que esses relatórios devem ser analisados com frequência e não individualmente. Para uma leitura completa sobre o desempenho da clínica, é essencial interpretá-los em conjunto, compreendendo também como eles impactam uns aos outros.

Contudo, pode parecer muito trabalhoso fazer esse levantamento minucioso mensalmente, não é? Por isso, sua clínica ou consultório precisa contar com a tecnologia! Com um sistema de gestão médica que oferece total controle financeiro, como é o caso do ClinicWeb, todos esses relatórios são gerados automaticamente.

Assim, o gestor terá um panorama completo da real atuação do consultório e de sua saúde financeira.

• Leia mais: Gestão financeira eficiente com o ClinicWeb.

Use os indicadores financeiros para lucrar mais

Melhorar a captação de novos pacientes, aumentar os atendimentos particulares, fechar mais tratamentos longos e reduzir custos: todas essas são estratégias válidas para aumentar a lucratividade de sua clínica ou consultório médico.

Contudo, para conseguir qualquer um desses objetivos, é essencial ter conhecimento da situação do seu estabelecimento de saúde. 

É preciso estar totalmente inteirado do contexto financeiro antes de investir em marketing para captar pacientes, por exemplo. Assim como é importantíssimo avaliar a satisfação dos pacientes antes de dar preferência pelos atendimentos particulares.

Ou seja: toda iniciativa para aumentar os lucros da clínica precisa ser feita pensando nos seus indicadores. Por isso, é essencial contar com os relatórios gerenciais.

Além disso, com relatórios claros e completos, o gestor médico consegue identificar os principais custos da clínica, reduzir os desperdícios e garantir uma lucratividade mais positiva.

Enfim, com o controle financeiro possibilitado pelos relatórios de gerenciamento, a equipe de administração sabe onde aplicar recursos e esforços, para que consiga, de forma efetiva, uma melhor rentabilidade de seus projetos.

• Leia mais: 10 dicas para manter o faturamento de sua clínica em dia.

Identifique os obstáculos da sua gestão médica e supere-os

A falta de comunicação entre funcionários e gestores, o desencontro de informações, os gastos excessivos e desnecessários: essas dificuldades são obstáculos comuns encontrados em clínicas e consultórios médicos.

Identificar esses problemas para encontrar maneiras de melhor solucioná-los é tarefa essencial para o seu sucesso. E os indicadores médicos são essenciais para isso.

Os relatórios de desempenho ajudam o gestor a responder às seguintes perguntas:

• Meus tratamentos e produtos têm o preço certo?
• Quais são os tratamentos mais lucrativos?
• Posso realizar um novo investimento agora?
• Há recursos para quitar todas as dívidas todo mês?
• As campanhas de marketing devem focar em quais tratamentos?
• Está na hora de aumentar o time? Qual setor precisa de ajuda?
• Onde estão os “gastos fantasmas” e custos desnecessários?

Todas essas perguntas precisam de embasamento para serem respondidas. Não é recomendável que o gestor tome decisões tendo em base apenas o que ele é capaz de ver no dia a dia.

Por exemplo: muitas vezes, uma clínica cheia não é sinônimo de lucratividade e pode significar o oposto se a precificação estiver errada. 

Ainda, uma agenda lotada mas com pacientes que têm um alto índice de inadimplência significa vulnerabilidade financeira, uma vez que insumos são gastos para atender esse paciente que acaba não gerando retorno.

Percebeu como os indicadores ajudam em uma gestão focada em crescimento?

Com os relatórios de gerenciamento, sua clínica e seus gestores mapeiam os pontos fracos que precisam ser trabalhados, dando continuidade às áreas em que o projeto já vem atingindo bons resultados.

Conte com o auxílio de um sistema de gestão médica

Sabemos que elaborar relatórios de gerenciamento e fazer sua análise cuidadosa e minuciosa demanda tempo e esforço dos funcionários de sua clínica. Principalmente se o trabalho for todo manual, ou se você organizar seus relatórios em planilhas separadas.

Por isso, um software de gestão médica pode ser um excelente parceiro de sua clínica nessa jornada. Com a tecnologia de gestão financeira do ClinicWeb, você pode emitir relatórios de forma automática, com dados atualizados e integrando totalmente as diferentes áreas da clínica.

Isso garante a agilidade, a eficiência e a segurança de várias atividades operacionais de sua clínica, tais como: 

• Armazenamento de documentos.
• Pagamento de funcionários. 
• Agendamento de consultas. 
• Balanço de indicadores financeiros.
• Gerenciamento de múltiplas unidades.
• Produção e acesso a prontuários e fichas.

Esses exemplos ilustram apenas algumas utilidades de um sistema de gestão médica como o ClinicWeb. 

Assim, o gestor terá muito mais tempo e disponibilidade para trabalhar tranquilamente no planejamento, desenvolvimento e execução de projetos, sem precisar se preocupar tanto com as questões operacionais de sua clínica.

Outra vantagem de um sistema de gestão é o fato de essa ferramenta permitir uma análise comparativa entre os relatórios atuais e os anteriores, o que ajuda a identificar momentos de ampliação e retração no mercado. 

Dessa forma, seus planos são melhores desenvolvidos, pois a gestão é muito mais eficiente. Em pouco tempo, ficará nítido que a clínica estará em constante crescimento.

A tecnologia pode, de fato, transformar a realidade de uma clínica ou de um consultório médico. Por isso, continue acompanhando o nosso blog para ter um estabelecimento de saúde mais digital.