Conseguir organizar a recepção, deixá-la aconchegante e oferecer um atendimento diferenciado é o segredo para uma boa jornada do paciente. Isso porque a recepção é o primeiro contato do paciente com a clínica médica.
Ou seja, qualquer experiência negativa, mesmo que pequena, pode contribuir para uma avaliação nada positiva do ambiente.
Por isso, é preciso contar com a tecnologia a favor da saúde. Com ela, a rotina dos colaboradores da clínica se torna mais leve, o médico gestor tem total controle da gestão e o paciente recebe o atendimento que merece. Ou seja, todo mundo fica satisfeito.
Sabendo disso e querendo ajudar recepcionistas e médicos gestores a organizar a recepção de maneira a deixá-la agradável aos pacientes, preparamos uma lista de ferramentas que podem ser fundamentais nesse processo.
Aproveite a leitura!
A tecnologia a favor do sucesso das clínicas médicas
A tecnologia já está enraizada no cotidiano das pessoas. É uma ferramenta que aproxima quem está longe, facilita o trabalho a distância, torna os processos mais eficientes, entre outras inúmeras vantagens.
Seus benefícios não seriam diferentes no ambiente médico. Nessa área, a tecnologia pode, e deve, ser usada a favor da saúde. Garantindo, assim, uma boa jornada do paciente e ótimas condições de trabalho aos colaboradores.
Com ela, sua clínica médica ganha muitos benefícios, como:
- Erros médicos reduzem.
- Diagnósticos são mais rápido.
- Tempo de tratamento dos pacientes é menor.
- Procedimentos cirúrgicos são menos invasivos etc.
Dentro da clínica médica os benefícios da tecnologia também são notados. Nesses ambientes, o trabalho dos colaboradores é otimizado, os processos são automatizados e a comunicação interna e com o público se torna mais clara.
Pensando assim, saber quais ferramentas utilizar e a maneira como funcionam, é fundamental para garantir a organização da recepção da clínica médica e oferecer um atendimento diferenciado — o que inclui dizer: rápido, eficiente, humanizado e conclusivo.
Existe no mercado uma infinidade de ferramentas. Seja para facilitar o contato, otimizar atividades ou agilizar processos. Em ambientes médicos, elas podem servir para organizar a rotina, gerenciar as atividades e o funcionamento interno, armazenar os dados e gerenciar o local.
Abaixo, as principais ferramentas, separadas por finalidades.
Ferramentas com serviço de agenda online
Google Agenda
Com esse aplicativo, recepcionistas garantem a organização de sua rotina, já que é uma ferramenta que funciona como agenda, em que atividades e lembretes podem ser inseridos.
Além disso, permite o compartilhamento da agenda com outras pessoas — o que possibilita aos médicos gestores o acompanhamento das atividades de seus colaboradores e o que está acontecendo em sua clínica.
O Google Agenda pode ser acessado tanto pelo computador da empresa quanto por um celular. Ou seja, é uma ótima opção para o trabalho em home office.
Agenda médica
Outra forma utilizada para garantir a organização da clínica médica e facilitar o trabalho dos colaboradores é utilizar uma agenda médica, disponível em um software de gestão médica.
Com a ferramenta, os erros em agendamentos diminuem, o atendimento ao paciente melhora, a agenda fica acessível para mais de uma pessoa e a comunicação interna flui.
E é claro, há uma redução de pacientes faltando consultas, já que a Agenda Médica MedPlus encaminha confirmação de consultas aos pacientes.
A agenda médica também possibilita ao médico gestor acompanhar tudo que acontece na clínica pelo celular a qualquer momento e facilita o acompanhamento da jornada do paciente.
Plataformas de comunicação interna
Com a ferramenta, o médico pode se comunicar com a recepção a qualquer momento. Assim, solicitar dados de pacientes, informações sobre a agenda, dúvidas sobre o funcionamento da clínica, entre outras situações, se tornam mais fáceis.
Chat interno
Apesar de existirem diversos aplicativos de comunicação, contar com um chat interno é uma ótima estratégia para garantir que o contato aconteça da melhor forma possível, ou seja, sem distrações.
A agenda médica do software de gestação MedPlus conta com essa funcionalidade. Com ela, médicos gestores conseguem comunicar-se com sua equipe de maneira fácil e rápida.
Google Chat
Essa é outra alternativa para facilitar a comunicação interna na clínica médica. A ferramenta do Google é uma boa escolha para as empresas que utilizam outras funcionalidades, como o Google Agenda.
Assim, todas as ferramentas ficam em um mesmo ambiente e podem ser acessadas de qualquer lugar, uma vez que ficam na nuvem.
Ambientes de armazenamento de dados
Google Drive
Com a plataforma, é possível armazenar dados da clínica médica na nuvem. Portanto, é um bom espaço para deixar documentos, agenda médica, planilhas da empresa, entre outros dados que precisam ser acessados por mais de um colaborador da clínica, além do médico gestor.
Com o Google Drive, o acesso a todos esses documentos fica muito mais fácil pois encontram-se na nuvem, que pode ser acessada de qualquer lugar.
Dropbox
Trata-se de mais uma opção para o armazenamento na nuvem. Nele é possível armazenar documentos como fotos, vídeos, documentos, entre outros. No entanto, conta apenas com 2GB de espaço.
OneDrive
Outra alternativa para realizar o armazenamento de informações que precisam ser acessadas por mais de um colaborador é o OneDrive.
Assim como as outras ferramentas já mencionadas, ele permite que fotos, vídeos, tabelas, agendas, entre outros dados, sejam guardados em um mesmo ambiente.
Softwares que auxiliam na gestão médica
Para agilizar o trabalho dos (as) recepcionistas, os médicos gestores devem, contar com um software de gestão médica — que colabora com a gestão ideal das clínicas médicas.
Entre esses softwares, o MedPlus é uma ferramenta que automatiza processos dentro de um consultório ou clínica médica.
Com ele, médicos gestores têm à disposição agenda online, prontuário eletrônico, gestão financeira, faturamento TISS e a oportunidade de oferecer uma teleconsulta.
Ou seja, é mais:
- Agilidade no atendimento da recepção
- Otimização de tempo em prontuários
- Organização da rotina da clínica
- Segurança no armazenamento de dados
- Redução das falhas humanas
- Assertividade nos processos financeiros
- Eficiência na comunicação interna e externa
Com isso, secretárias não precisam perder tempo arquivando documentos e levando-os de um consultório a outro.
Além disso, com o MedPlus, as chances de fidelizar os pacientes e promover uma jornada do paciente satisfatória são altas e podem levar a resultados bastante positivos.
Continue a leitura e entenda por qual razão o bom funcionamento da recepção é fundamental para ter melhores resultados em clínicas médicas.
Leia mais: Como o prontuário eletrônico vai transformar a sua gestão médica?
Bom funcionamento das recepções de clínicas é garantia de fidelização
Quanto melhor for o atendimento do paciente na recepção, maiores as chances dele voltar para uma próxima consulta. Quem explica melhor sobre como a experiência positiva pode assegurar um retorno é a Ciência:
Quando o ser humano vivencia uma experiência positiva, o cérebro dispara mensageiros químicos por todo o corpo. Nesse caso, a dopamina — um neurotransmissor — dá a sensação de prazer.
Então, assim como quando sentimos prazer ao comer um chocolate ou tomar água gelada, depois de uma caminhada abaixo de um sol de 40º C, por exemplo, ser bem atendido, em um consultório ou em uma clínica médica, também é uma sensação de prazer. Ou seja, proporcionará uma jornada do paciente satisfatória.
Sendo assim, o cérebro entenderá que ir àquele consultório é uma boa escolha, uma vez que ele se sentiu bem e tem isso registrado em sua memória.
Então, toda vez que o paciente precisar de uma consulta, ele lembrará que a clínica médica onde foi da última vez conta com uma ótima recepção e um médico de qualidade.
Por fim o paciente retornará. Isso sem contar as indicações que fará do ambiente.
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