7 erros financeiros que podem acabar com a sua clínica

Como está acontecendo a gestão financeira da sua clínica médica? Esse é um processo interno, ou atualmente você conta com ajuda profissional? 

A gestão financeira de uma clínica vai muito além de pagar contas e receber pelos atendimentos e procedimentos realizados. Por isso mesmo, diversos médicos acabam contratando profissionais ou empresas especializadas para administrar suas finanças.

Contar com ajuda é uma boa saída, mas isso traz um custo extra para sua clínica que poderia ser evitado. 

Além disso, toda essa situação pode acabar resultando em um médico gestor que não possui controle completo do seu financeiro. O que pode impedir um resultado realmente positivo no final das contas.

Esta é a realidade dentro da sua clínica atualmente?

Cuidar do setor financeiro é uma função burocrática que demanda tempo e conhecimento. Pois é preciso entender sobre fluxo de caixa, sobre declaração do Imposto de Renda para médicos, DMED e muitos outros fatores.

Mas a verdade é que depois que um médico entende como fazer isso e com que ferramentas ele pode contar, o processo se torna muito mais fácil.

O primeiro passo para acertar na sua gestão financeira é entender quais os erros que você pode estar cometendo agora mesmo. E eles são: 

Quer saber como evitar cada um desses 7 erros e garantir que sua gestão financeira dê bons resultados? Então continue sua leitura e aproveite as dicas para aplicar em sua clínica médica: 

1- Não planejar a gestão financeira

Uma das coisas mais importantes a se fazer para ter sucesso na sua gestão financeira é o planejamento. Essa é uma etapa que demanda bastante tempo, mas será feita uma só vez. Depois, basta atualizar o documento. 

Em seu planejamento financeiro devem constar as seguintes informações:

• Soma dos custos fixos mensais e média dos custos variáveis;
• Registro de toda a movimentação financeira do seu caixa;
• Metas e objetivos para sua clínica no futuro;
• Porcentagem financeira que será voltada para o investimento em marketing médico. 
• Lista do patrimônio da clínica (carros, equipamentos e até mesmo imóveis).

Quanto mais detalhado e completo for seu planejamento, maior será o controle que o médico gestor terá da sua gestão e dos seus resultados. 

O ideal é que esse planejamento financeiro da clínica seja feito no início do ano. Contudo, se isso não for possível, vale destacar que este é o tipo de ação administrativa que deve ser feita independentemente do momento. 

2- Misturar finanças pessoais e empresariais

Este é um erro gigantesco cometido por muitos gestores. Isso porque quando as finanças pessoais não são separadas das contas da sua clínica, outros erros grandes acabam vindo à tona:

• Se torna impossível ter controle financeiro completo do fluxo de caixa;
• Fica difícil saber qual a margem de lucro da clínica no final do mês;
• Não se torna viável criar um fundo de reserva financeira para situações adversas. 

Por isso mesmo, o ideal é que quando todos os funcionários forem pagos, o médico também receba seu salário (na forma do pagamento de pró-labore). Depois disso, bastará usar o dinheiro em caixa para pagar todas as contas fixas e variáveis, calculando por fim a margem de lucro com o que sobrar no seu caixa. 

Além do mais, se as finanças da clínica e do médico não estiverem muito bem separadas, será extremamente complicado realizar o Imposto de Renda! 

3- Não ter controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o coração da sua gestão financeira. Por isso, é muito importante que exista um controle cuidadoso e eficiente de todas as movimentações que envolvem dinheiro e que ocorrem em sua clínica médica. 

Esse controle deve ser feito sempre ao final do dia, semanalmente e ao fim do mês. Assim, o gestor conseguirá saber também quais os dias da semana e períodos com maior movimentação e alto volume de atendimentos. 

O ideal é que os lançamentos sejam separados em entradas e saídas: 

Entradas

Sempre que um paciente realizar o pagamento da consulta ou procedimento, faça o lançamento deste valor. Lembre-se de especificar como foi pago o valor (cartão de crédito ou débito, dinheiro, etc). Também é importante deixar claro se o pagamento foi feito de maneira parcelada. 

Saídas

As contas pagas também devem ser lançadas para o seu controle. Por isso, inclua na sua gestão do fluxo de caixa todas as contas que foram pagas, deixando claro o valor e a data.  

4- Não criar um fundo de emergência

Mesmo que exista um planejamento muito bem feito em sua clínica, podem ocorrer situações inesperadas. Por isso mesmo, é importante que exista um fundo de emergência. 

Esse fundo dará conta das máquinas que poderão estragar ao longo do tempo, de reformas necessárias e até mesmo de períodos de baixa nos atendimentos. 

O cenário vivido durante a pandemia em 2020 mostrou como é importante manter esse fundo para dar conta de cenários imprevisíveis, como o que o mundo teve de enfrentar com o coronavírus. Uma reserva de emergência ajuda sua clínica a superar os momentos mais difíceis. 

Para criar esse fundo de emergência, reserve sempre uma porcentagem da sua margem de lucro no final do mês. É importante que o valor seja colocado em um lugar seguro, como uma poupança, garantindo que você não vai mexer nele, a não ser que seja uma emergência de fato. 

5- Não analisar seus resultados financeiros

Outro grande erro da gestão médica é não analisar seus resultados financeiros. Lembra do fluxo de caixa? É importante que você, médico, procure analisar esses resultados ao menos uma vez por semana. 

No final do mês, avalie a análise para saber como está indo seu negócio. Vale a pena fazer comparativos com os resultados dos meses anteriores. 

Verifique também quantos atendimentos e procedimentos foram realizados. Isso pode ser feito através da checagem da sua agenda médica.

Também é importante analisar se existem muitos pacientes em situação de inadimplência. É importante ficar de olho nesse dado e garantir que seu financeiro não acabe abalado por situações como essa!

6- Não entender como funciona o Imposto de Renda e o DMED 

Quando um médico contrata um profissional ou empresa para dar conta da sua gestão financeira, ela pode acabar não compreendendo como é feito o Imposto de Renda do médico e nem mesmo a DMED (A Declaração de Serviços Médicos e da Saúde).

Tanto a declaração do IR quanto da DMED são feitas para a Receita Federal e é importante que esse processo aconteça corretamente para evitar problemas como multas e sanções. 

O processo de declaração pode ser complicado. Mas quando se conta com um sistema de gestão como o ClinicWeb, que realiza a emissão das notas fiscais automaticamente, fica fácil reunir todas as informações necessárias para a Receita Federal. 

7- Manter sua gestão financeira em planilhas e papel

Por fim, o erro mais comum em uma gestão financeira: manter todas as contas, informações e tarefas no papel! 

Realizar o controle do fluxo de caixa é muito mais fácil quando essa informação fica concentrada em um só lugar, com lançamentos automáticos. 

Com o ClinicWeb, sempre que um pagamento de boleto ou cartão de crédito/débito for realizado, o lançamento será feito automaticamente no sistema! 

Assim, os relatórios de análise de pagamentos recebidos e realizados poderão ser verificados facilmente, apenas acessando o seu sistema de gestão.

Também é importante destacar que uma gestão financeira que depende do papel fica desencontrada e à mercê do erro humano. Por isso, faça o possível para evitar que isso aconteça e tenha um software de gestão que ajude na organização da sua clínica por completo. 

Isso traz outras vantagens para sua clínica, como agilidade nos processos e segurança no armazenamento de dados.

Quer saber mais sobre tudo o que um sistema de gestão pode fazer pela sua clínica? Então confira: