De todas as funções de um gestor de clínicas, uma das mais importantes é o controle financeiro. Essa é uma tarefa complexa que exige muita atenção a diversos detalhes que envolvem as receitas da empresa, contas a pagar e muito mais.
Os métodos mais tradicionais para o controle financeiro utilizam planilhas impressas, anotações, livros caixa, entre outros documentos e papéis. Mas esses procedimentos são totalmente ultrapassados em comparação com as novas tecnologias de gestão disponíveis para clínicas e consultórios médicos.
Por isso, neste artigo, falaremos sobre como fazer a migração para um sistema de gestão financeira totalmente automatizado, que otimizará o trabalho de sua clínica, oferecendo muito mais segurança nos processos, além de gerar uma enorme economia de tempo.
Confira:
Saber exercer um bom controle financeiro sobre o seu negócio é fundamental para que a empresa consiga crescer não só financeiramente, mas também na qualidade do serviço prestado.
Com mais recursos, é possível investir em infraestrutura, novas tecnologias e até formações e capacitações para a equipe de sua clínica. Ou seja: melhorar consideravelmente a qualidade do atendimento e, por consequência, a satisfação dos pacientes.
Além disso, o controle financeiro é fundamental para a saúde do negócio, especialmente se ela não estiver passando pelos seus melhores dias em termos de arrecadação. Nesses casos, é preciso um planejamento com ações práticas para gerir os recursos de forma a manter o consultório de portas abertas, sem comprometer os fundos de reserva.
E mesmo que as receitas da clínica estejam indo bem, é fundamental ter uma gestão consciente para garantir sua sustentabilidade, com equilíbrio entre curto, médio e longo prazo.
Tudo isso pode até ser feito manualmente, mas, hoje em dia, existem sistemas próprios que ajudam muito nesse processo por meio da tecnologia.
Os softwares atuais calculam e organizam tudo em planilhas digitais, geram gráficos, facilitando a visualização, e ainda podem produzir relatórios automáticos, economizando muito tempo de trabalho, o que pode, então, ser aproveitado para as análises e tomadas de decisões importantes.
A seguir, vamos expor mais vantagens do uso de um sistema digital para o controle financeiro de consultórios e clínicas médicas.
Gerenciar arquivos em papel exige, inevitavelmente, um grande senso de organização, pois é muito fácil perder documentos nesse formato. Isso prejudica muito o controle financeiro da clínica e, ainda, coloca em risco sua segurança digital.
Ter todos os documentos em formato digital é a melhor solução para quem procura manter organizadas e seguras as informações financeiras de uma empresa.
Além disso, registros digitais são mais fáceis de localizar e, também, auxiliam na visualização dos indicadores mais importantes e em análises financeiras.
Os softwares atuais armazenam as informações de forma totalmente online (na nuvem). Essa é uma das maiores vantagens do método, pois os arquivos são criptografados, impedindo a leitura por pessoas não autorizadas.
Com maior organização e controle financeiro sobre sua clínica, a inadimplência também é um dos fatores que sofrem o impacto das novas práticas administrativas.
A falta de pagamento dos pacientes é extremamente prejudicial para a saúde financeira de sua clínica ou consultório médico e o motivo é óbvio: é a arrecadação dos clientes que sustenta o estabelecimento médico, pagando os salários da equipe e as contas referentes ao funcionamento da empresa.
Trabalhando com papéis, é facilmente possível perder registros importantes sobre os pacientes que ainda precisam efetuar o pagamento, o que impede a cobrança correta dos valores. No fim, quem sai perdendo é a própria clínica.
Por isso, manter o controle financeiro de forma digital é uma prática extremamente conveniente para conseguir realizar as cobranças adequadamente, diminuindo muito o índice de inadimplência do seu negócio.
Falando em pagamentos, outro fator que ajuda muito na redução da inadimplência é oferecer mais possibilidades de pagamento aos pacientes. Além do dinheiro em espécie, cheques e cartões de débito e crédito, também é importante incluir as novas modalidades de transferências online, como o Pix, por exemplo.
Contudo, contar com várias formas de pagamento pode dificultar a tarefa de controlar o financeiro, uma vez que a arrecadação vem de diferentes lados. Isso exige muito mais atenção, disposição e tempo de trabalho da equipe.
Mas todo esse trabalho pode ser facilitado por um sistema digital com gestão financeira.
A tecnologia abre diversas possibilidades para incrementar opções de pagamento oferecidas pelo seu consultório e, ainda, oferece ferramentas para fazer a gestão dos valores que entram na conta da empresa.
Assim, fica fácil oferecer opções para os clientes, pois você tem um software que te auxilia na tarefa de administração e controle.
A segurança dos dados dos pacientes deve ser uma prioridade para todas as clínicas e consultórios médicos. E isso serve tanto para os dados que constam em prontuário quanto para os dados de identificação e dados bancários, por exemplo.
E essa segurança é indispensável, principalmente porque as informações disponibilizadas são regidas e amparadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Cumprir com o sigilo das informações é essencial para não quebrar a confiança do seu público com a sua empresa, além de, claro, evitar medidas judiciais contra seu negócio. Isto é, cumprir com a função jurídica é essencial para que sua clínica evite futuras demandas judiciais
Realizar o controle financeiro por meio de ferramentas digitais garante a segurança tanto dos pacientes quanto da clínica, evitando possível vazamento de dados e todas as suas consequências. A criptografia dos arquivos garantirá que ninguém além do pessoal autorizado tenha acesso a essas informações.
Como as informações estarão armazenados online, o acesso a eles se torna muito mais fácil de qualquer lugar, bastando uma conexão com a internet e a autorização mediante login e senha.
Ou seja, é a combinação perfeita entre acessibilidade e segurança. O uso de um sistema de gestão médica, portanto, descomplica muito o acompanhamento do fluxo de caixa e todo o trabalho do controle financeiro.
Os softwares utilizados para a gestão de clínicas médicas estão cada vez mais modernos e completos, contando com recursos sofisticados para otimizar o trabalho dentro dos consultórios.
O uso desses sistemas é um fator que diminui muito o índice de erros e falhas humanas, pois qualquer incompatibilidade de informações é automaticamente indicada pelo programa.
Isso impacta diretamente no tempo perdido com retrabalho e evita outros problemas e erros na sua gestão financeira.
Se sua clínica está em busca de todos esses benefícios, o controle financeiro de forma digital é a solução.
Porém, fazer essa transição do analógico para o virtual nem sempre é uma tarefa simples, pois exige muito planejamento.
Pensando nisso, separamos algumas recomendações para que você consiga fazer essa mudança a fim de trabalhar da melhor maneira possível. Confira:
O primeiro passo para fazer a migração do controle financeiro para o digital é a preparação. Por isso, antes de começar a colocar os dados no sistema, pare e faça um mapeamento das finanças da clínica. Veja contas a pagar e a receber, históricos financeiros e todos os demais indicadores importantes para esse setor da empresa.
Pense que é como se fosse uma mudança de residência: é preciso saber quais móveis, roupas e objetos há na casa, para só depois colocá-los em caixas, de preferência organizadamente, já prevendo como serão acomodados na nova casa.
Os softwares atuais são muito seguros e dificilmente a clínica perderá os arquivos na nuvem. Mesmo assim, é interessante contar com um backup de todos os documentos em um HD externo no consultório.
Esse backup reforça a segurança e a integridade dos seus dados, concentra as informações em um só lugar e ajuda a evitar ou corrigir possíveis falhas humanas.
Existem diversos softwares específicos para trabalhar o financeiro de sua clínica médica disponíveis no mercado.
O importante é escolher aquele que oferece as melhores soluções de gestão para o seu negócio. Além do mais, ele precisa ter uma interface amigável, que seja fácil de entender e operar. Isso é crucial para diminuir ainda mais erros cometidos por falhas humanas e otimizar as suas finanças.
Além disso, é fundamental poder contar com um suporte que ajude no processo de migração de dados, garantindo que o processo ocorra de forma correta e todas as informações sejam adicionadas ao sistema perfeitamente.
E por que escolher um software apenas financeiro? Por que não ir além e optar por um sistema completo, que integre todas as áreas da clínica médica? Desse modo, todo o trabalho pode ser feito em um único lugar, mesmo que em diferentes setores da clínica.
Assim é o ClinicWeb!! Um software que une ferramentas de comunicação e atendimento ao paciente, agenda médica e, ainda, oferece funcionalidades próprias para a gestão e controle financeiro, otimizando tempo e trabalho de toda a equipe e contribuindo ativamente para o desenvolvimento de sua clínica ou consultório médico.
Por mais simples que seja operar o sistema de sua clínica, os funcionários ainda precisam ser treinados para saber exatamente como ele funciona. Além de evitar erros por falta de conhecimento, o treinamento é essencial para o desenvolvimento profissional dos membros da equipe e para o aperfeiçoamento do atendimento ao público.
Vivemos a era da saúde digital, com um crescimento muito grande no uso da tecnologia no trabalho médico.
Por isso, opte por introduzir sua clínica médica de vez no mundo digital! Entre em contato com a gente e saiba como o ClinicWeb pode ajudá-lo, com uma gestão financeira eficiente, agenda digital, prontuário eletrônico e muito mais.