5 riscos de não usar um sistema de gestão em sua clínica ou consultório médico

A falta da tecnologia em consultórios e clínicas médicas é um fator de grande risco para quase todos os setores que englobam o estabelecimento, já que pode levar, principalmente, a prejuízos financeiros. 

Além disso, a escassez da tecnologia é capaz de criar problemas administrativos, de atendimento e até mesmo em relação à proteção de dados pessoais dos pacientes.

A quantidade imensa de papéis e planilhas pode ser substituída por um sistema de gestão eficiente. Dessa forma, é possível garantir muitos benefícios à sua clínica ou consultório médico.

Pensando nisso, separamos os principais riscos que sua clínica ou consultório podem sofrer por não ter um sistema de gestão bem atualizado, que pode garantir a execução de processos, melhorar a produtividade, o lucro, a gestão e muitos outros fatores.

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Falta de controle financeiro na gestão médica

A falta de controle financeiro pode causar problemas sérios dentro de uma clínica ou consultório médico. 

Entre os problemas encontrados em uma gestão médica que utiliza planilhas e anotações para fazer seu controle financeiro, podemos citar:

• Falta de controle do fluxo de caixa: muitas contabilizações podem acabar sendo perdidas, extraviadas ou ainda não lançadas nos valores exatos que entram e saem de seu caixa. 

Isso pode prejudicar suas estratégias e até mesmo fazer com que você utilize dinheiro do seu próprio bolso para cobrir as despesas ocasionadas por esses erros.

• Falta de perspectiva de crescimento: na falta de um sistema de gestão médico, a disponibilização de dados e informações pode ser dificultada, principalmente pela falta de tempo do médico gestor. Isso faz com que o planejamento a longo prazo seja dificultado pela falta dessas informações.

Um software de gestão para clínicas e consultórios como o ClinicWeb apresenta gráficos dinâmicos e simples para te ajudar em suas decisões e garantir a saúde financeira e o crescimento de seu negócio.

• Não categorizar as entradas e saídas do caixa: esse também é um problema que pode afetar suas estratégias financeiras. 

Na falta de um sistema de gestão médica, fica difícil separar e categorizar cada gasto e organizar o recebimento de sua clínica ou consultório médico. 

Dessa maneira, você não consegue saber em quais áreas está tendo maiores despesas e, como consequência, não poderá planejar melhorias para a redução de custos.

• Ter fragilidade nas informações lançadas:  adotar planilhas como método de gestão financeira pode ser um grande risco, principalmente pela falta de segurança e pela dificuldade em encontrar informações. 

Esses dados ainda podem gerar confusão se não forem anotados de maneira clara e correta e, por consequência, tomar muito tempo da gestão e diminuir a produtividade da equipe.

Contar com um software de gestão para clínicas e consultórios médicos é fundamental para ter o controle financeiro de seu estabelecimento. O sistema diminui a incidência de erros e contribui para a formação de análises e estratégias a serem implementadas para uma maior receita.

Perda de dados e a inconformidade com a LGPD

Outro problema que pode ser frequente em clínicas e consultórios médicos que não possuem sistemas de gestão é a falta de segurança e a dificuldade em estar em conformidade com a legislação, principalmente com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Enquanto médico gestor, é imprescindível tomar os cuidados necessários para manter a segurança de dados da clínica e de seus pacientes.

Documentos como prontuários são categorizados pela LGPD como dados sensíveis e necessitam de maiores cuidados em seu armazenamento e tratamento. Ao guardar esses e outros documentos em variadas pastas e fichários, sua clínica corre o risco de perdê-los e ainda sofrer penalizações da ANDP (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

Leia mais: 4 dúvidas esclarecidas sobre a LGPD para médicos

Contar com um sistema de gestão médico como o ClinicWeb, ajuda com que sua clínica ou consultório esteja em conformidade com a lei. Além de ter criptografia para total segurança de dados, o sistema de gestão apresenta backups diários para que não ocorra a perda de dados.

O ClinicWeb ainda conta com a nuvem de armazenamento mais segura do mundo, a Amazon Web Services. Além disso, o software também está em conformidade com o Conselho Federal de Medicina e passa mais segurança a seus pacientes. 

Falta de flexibilidade em agendas e prontuários

A falta de organização e flexibilidade em agendas e prontuários médicos pode ser um grande problema na gestão de clínicas e consultórios. 

Além da demora em encontrar dados e marcar consultas, por exemplo, a utilização de agenda médica, e prontuários em papel, gera uma quantidade enorme de folhas e pode prejudicar a retenção de pacientes.

Para entender melhor, separamos um pouco sobre os problemas que podem acontecer em agendas médicas e prontuários:

Agenda médica

Não contar com um sistema de gestão que possua agenda médica integrada, pode ocasionar em:

• Dificuldade no crescimento de sua clínica
• Discussões internas com sua equipe por uma anotação errada 
• Pacientes inadimplentes pois não são lembrados de suas consultas

Em caso de secretárias e secretários que cuidam de agendas médicas, clínicas e consultórios que possuem mais de um médico atendendo podem ser um verdadeiro desafio para não cometer erros e garantir que as agendas não se misturem.

Uma agenda médica eletrônica integrada com um sistema de gestão como o ClinicWeb possui forma de agendamento simplificado, acesso de qualquer lugar, cadastro de pacientes, confirmação por SMS e e-mail para evitar a inadimplência e a possibilidade de administração de várias agendas ao mesmo tempo.  

Prontuário eletrônico

Como citado anteriormente, manter a segurança de prontuários eletrônicos, seguindo o que foi disposto tanto pela LGPD quanto pelo CFM, é necessário para não sofrer penalizações pela perda ou estrago desses dados sensíveis.

Além de gerar um acúmulo de papéis e uma grande falta de segurança, prontuários realizados em folhas também geram gastos desnecessários em sua clínica, principalmente para conservá-los. 

Leia mais: 10 benefícios do prontuário eletrônico ClinicWeb para sua clínica

O prontuário eletrônico garante a segurança de dados e ainda o acesso restrito aos profissionais que estão cuidando da saúde do paciente, enquanto os que ficam armazenados em papéis correm o risco de perder sua sigilosidade, principalmente por passarem de mão em mão até a chegada no médico ou médica que realizará a consulta.  

Desorganização de atividades administrativas na gestão médica 

Diversos afazeres de ordem administrativa podem ser prejudicados e atrasados em clínicas ou consultórios que não contam com um sistema de gestão médica. 

Entre essas tarefas, está a realização de análises para a implementação de estratégias de crescimento comercial, que pode ser prejudicada pela falta de tempo para a coleta de dados de outras áreas, como no setor financeiro. 

Isso faz com que sua clínica não tenha perspectiva de crescimento, visto que as informações levam tempo para serem unidas e analisadas e ainda podem estar incorretas devido às falhas humanas.

Outras tarefas, como agendamentos de consulta, verificação de estoque, contato com fornecedores e organização de documentos, quando realizadas manualmente, tomam muito tempo da equipe e diminuem a produtividade.

Um software de gestão médica integrado reúne todas essas atividades em apenas um lugar. 

Além disso, elas melhoram a acessibilidade e também proporcionam a possibilidade de deixar essas tarefas nas mãos de apenas um colaborador, para que os médicos possam focar no que realmente importa: atendimento humanizado e eficiente.

Tudo isso aumenta a produtividade da equipe e também a satisfação do paciente, o que garante a melhoria da clínica e do atendimento.

Escassez de pacientes fidelizados e perda para concorrentes com sistema de gestão médica 

Não ter eficiência em seus processos, seja pela demora ou pela constante ocorrência de erros humanos, diminui o profissionalismo de seu ambiente de trabalho e, consequentemente, a fidelização de pacientes.

Apesar de parecer contraditório, a modernização e a automatização de processos deve ser priorizada para garantir um atendimento humanizado da pré-consulta à pós-consulta. 

Um paciente sempre vai preferir um lugar onde é atendido sem demora. Se os processos de seus concorrentes já são facilitados pela tecnologia e por um sistema de gestão médica, você tem grandes chances de perder pacientes e sua relevância na área.

Leia mais: Como fidelizar pacientes na clínica médica

Um sistema de gestão médica integrado como o ClinicWeb garante praticidade, além de facilitar e automatizar processos para que a equipe possa focar no que realmente fideliza pacientes: um atendimento de qualidade. 

Além disso, conte com várias outras funcionalidades que podem ajudar a captar mais pacientes e fazê-los confiar ainda mais em seus serviços, como a de teleconsultas para a realização da telemedicina e a de marketing médico.

Ainda não sabe qual a melhor implementação de sistema de gestão para sua clínica ou consultório médico? Conheça o ClinicWeb e veja por que somos a escolha ideal para atender às necessidades do seu estabelecimento e assegurar todos os benefícios que seus pacientes merecem: