Controlar o faturamento é um dos principais processos de uma clínica médica. Por isso, é fundamental que ele seja feito da maneira correta, para reduzir custos e ter muito mais eficiência financeira.
Contudo, gerenciar o financeiro de um estabelecimento médico requer muita organização e atenção aos detalhes. Do contrário, o gestor certamente acabará perdendo as rédeas da saúde financeira de sua clínica.
Sabendo disso, a equipe ClinicWeb separou dez dicas essenciais para gestores manterem em dia as finanças de suas clínicas. Confira!
Se você não está muito familiarizado com a área de faturamento da clínica, alguns termos podem dificultar a sua gestão.
Há termos básicos, como o fluxo de caixa, que diz respeito a toda movimentação financeira da clínica, e os custos fixos e variáveis, que envolvem os gastos que seu estabelecimento tem para se manter.
Contudo, no contexto do faturamento para médicos, existem duas palavras menos conhecidas, mas que merecem muita atenção: “lote” e “glosa”.
Para que o faturamento de sua clínica esteja em dia, é preciso conhecer a diferença nos processos de recebimento por convênio e por atendimentos particulares. Isso porque o processo de pagamento de cada tipo de atendimento é muito diferente.
Existem diversos métodos de pagamento possíveis para uma consulta particular, e escolher o mais vantajoso requer muita análise por parte da gestão.
Então, para manter o controle sobre o seu faturamento, é importante estar a par de como funciona cada método de pagamento escolhido: em quanto tempo o valor cai na conta da clínica, se são cobradas taxas de administração, quem está cobrando, entre outras coisas.
O recebimento dos atendimentos feitos para os planos de saúde é muito diferente das consultas particulares. Principalmente porque sua clínica não recebe diretamente do paciente.
Pelo contrário: quem vai pagar pelo seu trabalho é o convênio, de acordo com as informações de atendimento que você passar para ele. Dessa forma, o recebimento pode demorar de 30 a 60 dias.
Para realizar o faturamento dos recebimentos de convênio, existem, basicamente, quatro etapas:
Isso envolve a geração do TISS, que é um documento essencial para quem trabalha com convênios. Saiba mais: Tenha controle do faturamento dos convênios e gere arquivo eletrônico no padrão TISS.
Portanto, quando o assunto é recebimento por convênios médicos, é essencial ter muita organização. Afinal, qualquer pequeno deslize acaba gerando uma glosa, que será um obstáculo para o faturamento da clínica.
Você sabe quanto dos seus pacientes são conveniados e quantos são particulares? Essas informações são cruciais para organizar o atendimento da clínica e para ter um controle mais rigoroso do fluxo de caixa.
Algumas clínicas chegam a atender 90% do seu público por meio do convênio médico, mas isso muda totalmente a organização do seu financeiro e, também, os números do seu faturamento.
Por isso, quando o gestor tem um controle sobre essas porcentagens, ele consegue planejar muito melhor as finanças e os investimentos na clínica. Assim, os investimentos são feitos de forma assertiva, auxiliando, inclusive, a gestão de marketing do consultório.
Um dos principais problemas das clínicas é o acúmulo de guias a serem faturadas. Deixar tudo para fazer no fim do mês é um grande risco, pois é na correria que ocorre a falta de atenção e os problemas, como o acúmulo de guias com erros de preenchimento.
Para evitar isso tudo, é importante ter uma organização bem planejada:
Como vimos, a glosa é um prejuízo de tempo e um atraso no recebimento do dinheiro. Afinal, quando uma guia é preenchida de forma errada, ela precisa ser refeita e enviada.
No entanto, a boa notícia é que a maior parte das glosas pode ser evitada, pois elas costumam ser frutos da má organização.
Também é muito útil contar com um software para médicos que otimize as finanças na gestão de sua clínica.
Uma clínica não sobrevive apenas com um médico. É preciso contar com pessoas para ajudar a lidar com os atendimentos, agendamentos, gestão, recepção de pacientes e ainda dar conta do setor financeiro.
Assim, para ter uma boa saúde financeira, sua clínica precisa de bons profissionais trabalhando nela. Fazer uma seleção rigorosa e buscar profissionais que sejam comprometidos com seu trabalho, atuando de forma ética e eficiente, é muito importante.
Além de contratar as pessoas certas, é interessante organizá-las para que trabalhem de forma integrada, como um só organismo.
Desse modo, o fluxo de trabalho se dará de forma mais fluida e eficiente. Também, é preciso ensinar como são os processos de cada setor dentro da clínica e como eles devem agir dentro de suas funções.
Esta dica é uma continuação da anterior. Afinal, toda clínica precisa de uma boa equipe, mas a secretária tem um papel fundamental nesse processo!
Na maioria das clínicas, a secretária é a profissional que agenda as consultas, dá o primeiro atendimento aos pacientes e ainda fica responsável pela organização e pela cobrança dos convênios.
Por isso, é importante que ela esteja bem treinada para saber como lidar com as demandas administrativas, organizando as guias e realizando o processo de faturamento de maneira calma e atenciosa.
Um bom trabalho por parte da secretária é fundamental para evitar glosas e ganhar muito mais eficiência na gestão financeira.
Alguns erros no preenchimento das guias, como rasuras e confusão com diferentes tipos de convênios, geram glosas e retrabalho, além de demonstrar despreparo da equipe.
Para resolver isso, não basta apenas “montar uma boa equipe”. Também é preciso treiná-la para gerir o seu faturamento!
Medidas como essas garantem um bom atendimento e resolução das dúvidas e questões envolvendo os pacientes, reduzindo o risco de enfrentar problemas no processo de pagamento.
Outro treinamento importante é sobre como operar o software de gestão da clínica e sobre como funcionam as plataformas dos convênios atendidos pelo consultório.
O sistema será operado pelos médicos, gestores, secretárias e pela equipe do financeiro. Então, todos precisam receber a capacitação adequada para tirar o melhor das ferramentas que a clínica dispõe.
Como vimos, a organização e o faturamento em dia são coisas que caminham de mãos dadas. Por isso, um software de gestão é um ótimo meio de organizar melhor sua clínica, auxiliando seus funcionários e permitindo maior lucro ao final do mês.
Com o sistema de gestão médica ClinicWeb, sua equipe financeira pode acompanhar de forma detalhada as contas da clínica e, ainda, gerar relatórios, permitindo um maior controle de caixa. Conheça: