10 dicas para manter o faturamento de sua clínica em dia

Controlar o faturamento é um dos principais processos de uma clínica médica. Por isso, é fundamental que ele seja feito da maneira correta, para reduzir custos e ter muito mais eficiência financeira.

Contudo, gerenciar o financeiro de um estabelecimento médico requer muita organização e atenção aos detalhes. Do contrário, o gestor certamente acabará perdendo as rédeas da saúde financeira de sua clínica.

• Vale muito a pena controlar de perto o seu faturamento! Confira: Menos 30% de custos: melhore sua gestão financeira na clínica médica.

Sabendo disso, a equipe ClinicWeb separou dez dicas essenciais para gestores manterem em dia as finanças de suas clínicas. Confira!

1. Entenda a linguagem da gestão financeira

Se você não está muito familiarizado com a área de faturamento da clínica, alguns termos podem dificultar a sua gestão. 

Há termos básicos, como o fluxo de caixa, que diz respeito a toda movimentação financeira da clínica, e os custos fixos e variáveis, que envolvem os gastos que seu estabelecimento tem para se manter.

Contudo, no contexto do faturamento para médicos, existem duas palavras menos conhecidas, mas que merecem muita atenção: “lote” e “glosa”.

• O termo “lote” é muito utilizado para se referir ao conjunto de guias em que constam os atendimentos realizados e os materiais utilizados em cada procedimento. Com isso, organizam-se os valores a serem cobrados.

• Já a palavra “glosa” se refere às guias que tiveram algum problema e foram devolvidas, sem que o pagamento tenha sido efetuado. Este termo diz respeito a algo que deu errado no processo de faturamento e requer muito cuidado.

2. Saiba como funcionam os processos de pagamento de consultas particulares

Para que o faturamento de sua clínica esteja em dia, é preciso conhecer a diferença nos processos de recebimento por convênio e por atendimentos particulares. Isso porque o processo de pagamento de cada tipo de atendimento é muito diferente.

Existem diversos métodos de pagamento possíveis para uma consulta particular, e escolher o mais vantajoso requer muita análise por parte da gestão. 

• O pagamento em dinheiro ainda é muito comum em várias clínicas. Ele tem a vantagem de o valor entrar imediatamente. Por outro lado, acaba exigindo que o gestor vá ao banco ou organize um lugar seguro para armazená-lo. 

• Os cheques são uma forma de pagamento que está caindo em desuso. Ela possui riscos, como os cheques falsos, rasurados e sem fundos, o que complica o seu faturamento. Além disso, cheques pré-datados podem dificultar sua gestão financeira.

• O pagamento via boleto bancário é um costume comum para milhares de pessoas. Para sua clínica, ele envolve a emissão do documento e o controle na gestão para acompanhar o que foi pago e o que continua em aberto.

• Cada vez mais clientes estão optando pelo cartão de crédito, que é uma forma de pagamento rápida e prática, que só vai ser cobrada no mês seguinte. 

• O cartão de débito e as transferências são semelhantes ao crédito, com a vantagem de que o dinheiro cai muito mais rápido na conta da sua clínica.

Então, para manter o controle sobre o seu faturamento, é importante estar a par de como funciona cada método de pagamento escolhido: em quanto tempo o valor cai na conta da clínica, se são cobradas taxas de administração, quem está cobrando, entre outras coisas. 

3. Saiba como funcionam os processos de pagamento pelo convênio

O recebimento dos atendimentos feitos para os planos de saúde é muito diferente das consultas particulares. Principalmente porque sua clínica não recebe diretamente do paciente.

Pelo contrário: quem vai pagar pelo seu trabalho é o convênio, de acordo com as informações de atendimento que você passar para ele. Dessa forma, o recebimento pode demorar de 30 a 60 dias.

Para realizar o faturamento dos recebimentos de convênio, existem, basicamente, quatro etapas:

• Gerar o lote: aqui o profissional responsável deve incluir todos as guias referentes à cobrança de procedimentos do mês.

Isso envolve a geração do TISS, que é um documento essencial para quem trabalha com convênios. Saiba mais: Tenha controle do faturamento dos convênios e gere arquivo eletrônico no padrão TISS.

• Fechar o lote: essa ação é realizada no dia de envio do extrato aos convênios médicos. Ela serve para impedir qualquer modificação no lote. Nesta etapa, gera-se o extrato dos atendimentos realizados.

• Hiato: período em que é preciso aguardar o processamento do lote pelo convênio para, então, receber o pagamento.

• Conferir o lote: após a realização do pagamento, o profissional confere se todos os procedimentos declarados foram quitados. Aqui se identificam as glosas, que devem ser avaliadas, corrigidas e reencaminhadas ao convênio.

Portanto, quando o assunto é recebimento por convênios médicos, é essencial ter muita organização. Afinal, qualquer pequeno deslize acaba gerando uma glosa, que será um obstáculo para o faturamento da clínica. 

4. Levante a porcentagem de pacientes particulares ou atendidos por convênio

Você sabe quanto dos seus pacientes são conveniados e quantos são particulares? Essas informações são cruciais para organizar o atendimento da clínica e para ter um controle mais rigoroso do fluxo de caixa. 

Algumas clínicas chegam a atender 90% do seu público por meio do convênio médico, mas isso muda totalmente a organização do seu financeiro e, também, os números do seu faturamento.

Por isso, quando o gestor tem um controle sobre essas porcentagens, ele consegue planejar muito melhor as finanças e os investimentos na clínica. Assim, os investimentos são feitos de forma assertiva, auxiliando, inclusive, a gestão de marketing do consultório.

5. Não deixe a gestão do faturamento para o fim do mês  

Um dos principais problemas das clínicas é o acúmulo de guias a serem faturadas. Deixar tudo para fazer no fim do mês é um grande risco, pois é na correria que ocorre a falta de atenção e os problemas, como o acúmulo de guias com erros de preenchimento.

Para evitar isso tudo, é importante ter uma organização bem planejada:

• Faça um relatório diário das guias, separe-as por convênios e realize a sua contagem.
• Tenha um espaço organizado para arquivar as guias. Isso facilita no momento de realizar a conferência e a geração dos lotes.
• Utilize um sistema de gestão médica que controle o faturamento de forma vinculada à agenda da clínica, pois essa integração facilita todo o processo de faturamento.

6. Evite as glosas

Como vimos, a glosa é um prejuízo de tempo e um atraso no recebimento do dinheiro. Afinal, quando uma guia é preenchida de forma errada, ela precisa ser refeita e enviada.

No entanto, a boa notícia é que a maior parte das glosas pode ser evitada, pois elas costumam ser frutos da má organização.

• Para evitar ou diminuir os prejuízos com as glosas, a clínica pode contar com um profissional para lidar especificamente com essa demanda. Ele deve ficar responsável pelo preenchimento correto das guias dos convênios, pesquisar e ficar a par dos contratos e das tabelas de preços do plano de saúde, além de arrumar e reenviar as guias com problemas para que o pagamento possa ser realizado.

Também é muito útil contar com um software para médicos que otimize as finanças na gestão de sua clínica.

• Saiba mais: Gestão financeira eficiente com o ClinicWeb.

7. Monte uma boa equipe de trabalho

Uma clínica não sobrevive apenas com um médico. É preciso contar com pessoas para ajudar a lidar com os atendimentos, agendamentos, gestão, recepção de pacientes e ainda dar conta do setor financeiro. 

Assim, para ter uma boa saúde financeira, sua clínica precisa de bons profissionais trabalhando nela. Fazer uma seleção rigorosa e buscar profissionais que sejam comprometidos com seu trabalho, atuando de forma ética e eficiente, é muito importante.

Além de contratar as pessoas certas, é interessante organizá-las para que trabalhem de forma integrada, como um só organismo. 

Desse modo, o fluxo de trabalho se dará de forma mais fluida e eficiente. Também, é preciso ensinar como são os processos de cada setor dentro da clínica e como eles devem agir dentro de suas funções.

8. Conte com uma ótima secretária para sua clínica médica

Esta dica é uma continuação da anterior. Afinal, toda clínica precisa de uma boa equipe, mas a secretária tem um papel fundamental nesse processo!

Na maioria das clínicas, a secretária é a profissional que agenda as consultas, dá o primeiro atendimento aos pacientes e ainda fica responsável pela organização e pela cobrança dos convênios.

Por isso, é importante que ela esteja bem treinada para saber como lidar com as demandas administrativas, organizando as guias e realizando o processo de faturamento de maneira calma e atenciosa.

Um bom trabalho por parte da secretária é fundamental para evitar glosas e ganhar muito mais eficiência na gestão financeira.

9. Capacite seus funcionários

Alguns erros no preenchimento das guias, como rasuras e confusão com diferentes tipos de convênios, geram glosas e retrabalho, além de demonstrar despreparo da equipe.

Para resolver isso, não basta apenas “montar uma boa equipe”. Também é preciso treiná-la para gerir o seu faturamento! 

• Capacite e oriente seus funcionários a respeito da organização e da atenção no preenchimento das guias e, também, sobre os planos de saúde que a clínica atende. 

• Informe sobre quais tipos de contrato são oferecidos ao paciente, quais procedimentos o convênio cobre ou não (ou cobre parcialmente) etc.

• A gestão ainda pode estabelecer protocolos ou normas para guiar os profissionais, sobretudo no atendimento ao público. 

Medidas como essas garantem um bom atendimento e resolução das dúvidas e questões envolvendo os pacientes, reduzindo o risco de enfrentar problemas no processo de pagamento.

Outro treinamento importante é sobre como operar o software de gestão da clínica e sobre como funcionam as plataformas dos convênios atendidos pelo consultório.

O sistema será operado pelos médicos, gestores, secretárias e pela equipe do financeiro. Então, todos precisam receber a capacitação adequada para tirar o melhor das ferramentas que a clínica dispõe.

10. Tenha um sistema de gestão médica para ajudar seu faturamento e aumentar os lucros da clínica 

Como vimos, a organização e o faturamento em dia são coisas que caminham de mãos dadas. Por isso, um software de gestão é um ótimo meio de organizar melhor sua clínica, auxiliando seus funcionários e permitindo maior lucro ao final do mês.

Com o sistema de gestão médica ClinicWeb, sua equipe financeira pode acompanhar de forma detalhada as contas da clínica e, ainda, gerar relatórios, permitindo um maior controle de caixa. Conheça: