Secretárias e secretários: profissão essencial em clínicas

A recepção é um dos aspectos mais importantes de qualquer clínica médica, pois é o momento em que o paciente terá o primeiro contato com sua equipe de profissionais, passando pelo atendimento desde o agendamento até a pós-consulta.

A secretária ou o secretário têm um papel central nesse setor, sendo responsáveis por assegurar a organização da clínica e a execução do atendimento ao cliente da melhor forma possível.

Portanto, o trabalho desses profissionais é indispensável para que a clínica ou o consultório médico tenha um alto padrão de qualidade, o que é esperado pelos pacientes.

Nesse sentido, eles atuam entre as principais áreas da clínica: o atendimento ao paciente e a gestão do consultório, sendo insubstituível na tarefa de integração entre os setores.

As secretarias e os secretários são o braço direito do profissional de medicina, além de serem os responsáveis por manter a clínica agradável para todos, sejam colaboradores, sejam os próprios pacientes.

Neste artigo, então, apresentamos qual é o papel da secretária ou do secretário, quais são suas principais responsabilidades e sua importância para o bom desempenho da clínica. Também, elencamos algumas dicas para deixar seu atendimento ainda melhor. Boa leitura!

Qual é o papel da secretária ou do secretário em clínicas médicas?

A secretária ou o secretário é aquela pessoa responsável por assuntos de organização, de administração e de recepção em clínicas médicas. Não é incomum encontrar auxiliares de médicos que acabam ocupando esse importante papel, além das suas funções clínicas.

Contudo, o ideal é que esse tipo de profissional conte com uma certificação para poder atuar com os melhores resultados. Eles podem possuir graduação acadêmica em áreas de conhecimento de natureza administrativa, o que inclui desde uma licença técnica em administração até uma formação em secretariado.

Secretário(a) ou recepcionista?

É essencial compreender que a função de um(a) secretário(a) é diferente da ocupação de um(a) recepcionista.

Enquanto o profissional de secretariado está mais envolvido com os procedimentos administrativos, a pessoa que trabalha como recepcionista tem a responsabilidade de assegurar o bom atendimento do paciente nas clínicas médicas.

Os dois trabalhos são extremamente necessários em um estabelecimento médico. Porém, em muitas clínicas, não há um profissional específico para atuar como recepcionista. Nesses casos, a secretária ou o secretário desempenham as duas funções.

Isto é, quem estiver trabalhando na secretaria da clínica será a pessoa que oferecerá suporte aos médicos, ajudará o gestor em processos administrativos, receberá os pacientes na clínica, bem como responderá as suas dúvidas via mensagens e telefonemas, entre outras atividades.

O trabalho de uma secretária ou de um secretário é essencial e pode ser bastante exigente. Então, para não sobrecarregar esses profissionais e para oferecer o melhor atendimento possível, o responsável pelo estabelecimento deve disponibilizar as ferramentas necessárias para que eles desempenhem um bom trabalho.

Para isso, é fundamental contar com um sistema de gestão de clínicas que facilita o dia a dia da secretária ou do secretário, impedindo que esse profissional fique sobrecarregado, pois:

• Conta com agenda online, que organiza com facilidade os atendimentos.
• Atualiza automaticamente os horários marcados.
• Facilita o atendimento ao cliente.
• Mantém a organização da clínica, já que elimina os recados em papéis e outros documentos impressos.
• Permite consultas rápidas e remotas ao calendário e prontuários.
• Tem filtros de busca inteligentes, para quando há a necessidade de pesquisar informações específicas.
• Disponibiliza uma possível realocação do paciente em casos de faltas ou desmarcações.
• Otimiza a comunicação entre o consultório e os pacientes, por meio do envio automático de mensagens instantâneas via SMS ou e-mail.

Essas vantagens de um sistema de gestão ajudarão o profissional que, por sua vez, desempenhará suas funções de modo mais assertivo e com muito mais qualidade.

Assim, um sistema de gestão pode ser utilizado para automatizar e digitalizar diversos setores da clínica, em especial aqueles que demandam de uma atuação direta da secretária ou do secretário.

Quais são as principais responsabilidades de secretárias e secretários?

O papel do profissional responsável pelas secretarias de clínicas médicas está relacionado com oferecer um serviço de qualidade e eficiente para aqueles que buscam uma consulta.

Isso pode ser feito por meio de diversas práticas, como a administração da agenda dos médicos, a elaboração de relatórios de desempenho, a organização de documentos, entre outras atividades necessárias do dia a dia.

Entre suas tarefas mais relevantes, podemos citar:

• Ajudar a controlar o estoque de insumos da clínica: uma função que precisa acontecer com frequência, o controle de estoque é essencial para que não falte nada no momento de atendimento. Recomenda-se prestar atenção aos atendimentos da semana ou do mês para desempenhar esse controle com precisão.
• Receber pagamentos dos pacientes: essa função está ligada à gestão financeira e consiste em receber os pagamentos realizados diretamente na clínica, via dinheiro, cartão de crédito ou outra forma escolhida pelo cliente.
• Controlar a agenda médica: talvez esse seja o papel mais importante da secretaria, incluindo a organização do dia a dia do médico, o envio de lembretes de consulta, o controle da rotina do médico ou da médica, entre outras funções.
• Organizar a clínica: essa função pode ajudar na fidelização em qualquer consultório médico, já que a experiência do paciente é muito mais positiva se a clínica for um local organizado e agradável.
• Auxiliar no controle financeiro: o profissional trabalha em sintonia com o gestor ou a gestora no controle de custos, sendo responsabilidade de ambos assegurar o cumprimento das obrigações administrativas e fiscais da clínica.
• Atender ao telefone: efetuar e receber chamadas é mais uma tarefa atribuída à secretária ou ao secretário. Para isso, o profissional precisa ser atencioso e, claro, um bom ouvinte. Ter atenção para anotar os recados é uma habilidade necessária nesse atendimento.
• Estabelecer contatos com fornecedores: ao mesmo tempo que realiza o controle de estoque, o profissional pode verificar quais são os produtos que precisam ser comprados, fazer o pedido desses insumos e conferir o prazo de entrega, tudo isso em conjunto com o gestor ou a gestora.

Essas são apenas algumas das tarefas que preenchem o dia a dia de uma secretária ou um secretário. É possível perceber que sua atuação interfere em vários setores de clínicas médicas.

Como ser uma secretária ou um secretário de sucesso?

Agora que já sabemos quais são as atividades que a secretária ou o secretário realizam em um dia normal de trabalho, vamos entender como esses profissionais podem ir além e como organizar suas funções a fim de melhorar a produtividade:

1. Manter uma boa apresentação.
2. Saber como se comunicar e se expressar com a equipe e com os pacientes.
3. Preocupar-se com a organização do ambiente.
4. Mostrar consideração, respeito e empatia com o público do consultório.
5. Ter uma rotina e padrão nos processos operacionais da clínica.
6. Ser proativo(a) e estar sempre preparado(a) para enfrentar imprevistos.
7. Ser pontual é indispensável.

Essas dicas são valiosas para quem atua como secretária ou secretário. Porém, temos uma dica extra que fará toda a diferença para esses profissionais.

Há uma técnica chamada rapport, que vem da psicologia, cujo objetivo é criar uma relação baseada na sintonia e na empatia com outra pessoa.

Isso é essencial para secretárias e secretários, seja em suas relações internas ou externas na clínica.

Quando o atendimento é realizado com empatia e compreensão, as chances de fidelizar o paciente são altas. Por isso, um bom atendimento deve começar na porta de entrada do consultório, ou mesmo na linha telefônica.

Para estabelecer essa relação empática com o paciente, é função desse profissional mandar lembretes para que o paciente se lembre dos compromissos, enviar recados em datas comemorativas (especialmente em aniversários), enviar avisos relevantes e, claro, oferecer os melhores atendimentos presenciais. 

A importância de ter uma secretária ou um secretário em sua clínica

Contar com esse profissional é algo essencial para uma clínica, pois esses profissionais devem ser capazes de manter o bom andamento do negócio, assegurando que tudo está sendo feito de forma correta.

Apesar de estar voltado para as tarefas administrativas, é essencial que secretárias e secretários tenham paciência para atender aos pacientes da clínica, além de ajudar a se prepararem para suas consultas, ao explicar como será o procedimento, por exemplo.

Garantir que tudo funcione da maneira que deveria não é tarefa fácil, por isso a secretária ou o secretário podem ser considerados como peça central em qualquer estabelecimento, especialmente naqueles voltados ao atendimento médico.

Sem o trabalho desse profissional, não há como os outros integrantes da equipe desempenharem suas funções como deveriam.

Sua importância também pode ser reconhecida na fidelização dos pacientes que recebem um bom atendimento quando estão na clínica, atentando-se ao bem-estar dos clientes, para que possam ter suas expectativas alcançadas.

Quer ter a melhor ferramenta para oferecer um bom atendimento e fidelizar mais pacientes? Conheça o ClinicWeb: