10 coisas que o ClinicWeb vai fazer pela sua secretaria médica

O sistema de gestão médica ClinicWeb foi criado para facilitar o dia a dia de clínicas e consultórios como um todo, otimizando tempo e liberando a equipe de trabalhos manuais para que possam focar no que realmente importa: o atendimento ao paciente. 

Afinal, sem um bom atendimento durante toda a jornada dos pacientes, não é possível fidelizá-los ou mesmo captar novos clientes. E essa jornada começa na secretaria!

Por isso, secretárias e secretários são profissionais muito importantes na gestão médica, uma vez que costumam ser os responsáveis pelo primeiro contato entre pacientes e o estabelecimento, além de recepcioná-los na clínica.

Ainda, esses profissionais também atuam como auxiliares administrativos e financeiros da gestão médica, dando apoio a médicos e gestores para garantir uma rotina mais organizada e com mais resultados.

De fato, secretárias e secretários possuem várias funções, o que pode até sobrecarregar esses profissionais e dificultar a execução de todas as tarefas. É essencial, então, que eles contem com ferramentas que ofereçam mais eficiência, agilidade e assertividade ao trabalho na secretaria médica. E, para tudo isso, o ClinicWeb é a melhor opção.

Quer saber o que torna o sistema ClinicWeb tão eficiente para o dia a dia na secretaria? Então confira este artigo:

1. Praticidade e agilidade para secretárias e secretários na gestão de agenda médica

Administrar os atendimentos e os horários disponíveis em agendas médicas é um dos trabalhos mais básicos de secretárias e secretários. Marcar e desmarcar consultas, confirmar as presenças e organizar os horários e a rotina da clínica são algumas das tarefas frequentes desses profissionais, e elas dependem da agenda.

Contudo, tudo fica mais difícil se a clínica ainda utiliza agendas de papel, planilhas no computador ou mesmo softwares que não são próprios para o controle da rotina médica. 

Nessa lógica, é muito fácil cometer erros que podem comprometer as consultas e a experiência dos pacientes. Sem falar que o profissional precisa perder mais tempo para gerenciar essa rotina.

Por isso, a ClinicWeb desenvolveu uma agenda médica online que funciona integrada ao nosso sistema de gestão, focada em necessidades reais de um consultório médico. Com ela, o trabalho de agendar e cancelar consultas, ou movê-las para outros horários, torna-se muito mais prático e ágil.

Além da facilidade que secretários e secretárias terão para programar os próximos dias da clínica, avisar os médicos sobre cada movimentação não é mais necessário. Isso porque a agenda ClinicWeb funciona de forma online e a alteração é automaticamente atualizada para o médico ou a médica, que podem acessá-la de qualquer lugar, inclusive do celular.

2. Economia de tempo em prontuários na gestão médica

Os prontuários eletrônicos são documentos valiosos para a clínica. Além disso, são ferramentas de trabalho muito importantes para os médicos, pois neles estão gravados os históricos de pacientes, informações de anamneses, resultados de exames, acompanhamentos de tratamentos e medicações prescritas.

Antes de cada consulta, o ideal é que o profissional de medicina avalie o prontuário do paciente para recordar o caso. A secretária ou o secretário, então, deve separar todas essas informações para que o médico ou a médica possa tê-las em mãos. 

Com prontuários tradicionais, isto é, de papel, é tomado muito tempo da secretaria. Sem falar que pode atrasar atendimentos, dificultar a organização dos médicos e ocupar um espaço físico precioso do consultório.

O ClinicWeb oferece à sua clínica a possibilidade de operar prontuários eletrônicos com diversas vantagens, como: mais acessibilidade aos documentos em formato digital, mais segurança com os dados de pacientes, menos perda de tempo e mais economia de espaço e de dinheiro que seria gasto com a impressão de papéis.

Vale ressaltar que o ClinicWeb ainda tem a funcionalidade de criar prescrições digitais, que são uma alternativa segura e conveniente ao paciente. 

Essa opção é excelente para quem precisa fazer uso contínuo de remédios. Afinal, o paciente não precisa ir ao consultório pegar uma nova receita. Ela pode ser enviada via SMS ou e-mail. 

Isso também poupa a secretaria de mais essa tarefa: guardar e entregar as prescrições aos pacientes que visitam a clínica apenas para buscá-las.

Pensando nisso, o ClinicWeb conta com um prontuário eletrônico personalizado, prático, rápido, completo e seguro, integrado às outras funções da clínica e à prescrição digital.

3. Mais organização na rotina de clínicas médicas

Uma das competências esperadas de secretárias e secretários é organizar os processos e arquivos de uma clínica médica, o que pode ser uma tarefa desafiadora. É preciso que todo esse processo seja feito pensando em como a equipe poderá acessar essas informações com agilidade.

O software ClinicWeb é um grande aliado nesse momento. Só o fato de todos os processos serem digitais e acessíveis de qualquer lugar já facilita o trabalho do responsável pela secretaria. Além disso, o ordenamento de dados se torna mais fácil.

Sem falar que o espaço físico do consultório dedicado a essa organização é uma imensa vantagem, se comparado ao espaço ocupado por documentos em papel.

A acessibilidade fica garantida, pois o ClinicWeb é um sistema em nuvem, totalmente disponível online. Assim, basta uma conexão e qualquer membro autorizado da equipe pode acessar os dados de onde estiver.

Esse modo de trabalho dá mais eficiência para a rotina de consultórios e ajuda secretárias e secretários a agilizarem  seu trabalho, sem abrir mão da organização.

4. Segurança de dados para pacientes e clínica

Segurança de dados é um assunto extremamente importante para qualquer empresa. No caso de estabelecimentos médicos, isso é ainda mais essencial, pois clínicas e consultórios lidam com diversas informações pessoais de natureza sensível, como exames, histórico médico, psiquiátrico e, em alguns casos, até material genético.

Além de cuidar de informações de clientes, a clínica precisa manter seus próprios dados seguros.

Logo, sendo profissionais que interagem bastante com esses tipos de informações, ao longo de sua jornada de trabalho, secretárias e secretários precisam estar atentos e cautelosos com a maneira com que manuseiam esses dados.

Sabendo disso, o ClinicWeb não apenas armazena todos os arquivos digitais na nuvem, mas também garante que eles só possam ser acessados mediante login e senha. Sem falar que os dados ficam em um ambiente criptografado na nuvem mais segura e utilizada do mundo: a Amazon Web Services (AWS).

Todos esses procedimentos impedem vazamentos e, assim, você tem um sistema que oferece tranquilidade e segurança para a secretaria médica.

5. Fim de processos burocráticos e falhas humanas 

A burocracia demasiada pode atrasar a rotina de todos os membros da equipe, especialmente na secretaria médica. Sem falar que prejudica a experiência de pacientes com processos demorados, que poderiam ser mais ágeis se a clínica contasse com as ferramentas certas. 

O ClinicWeb permite essa agilidade com a integração entre todos os setores da clínica, agilizando a troca de arquivos e informações.

Além de demorados, processos manuais são mais suscetíveis a erros. A automatização proporcionada pelo software de gestão médica ClinicWeb diminui drasticamente a possibilidade de erros, pois o sistema acusa qualquer valor ou item discrepante.

Tudo isso torna o trabalho de secretárias e secretários mais tranquilo, sabendo que o resultado final terá toda a assertividade necessária.

6. Precisão e rapidez em processos financeiros

Atenção aos detalhes é fundamental para lidar com o controle financeiro de clínicas ou consultórios médicos, especialmente quando o assunto é fluxo de caixa. 

A maioria dos estabelecimentos utilizam ao menos planilhas digitais para organizar o financeiro, o que é um avanço. No entanto, com a ferramenta de gestão financeira do ClinicWeb, isso se torna muito mais prático. Com ela, secretárias e secretários podem auxiliar com mais rapidez, tendo controle de toda a movimentação financeira de forma clara e precisa.

Assim, todo o fluxo de caixa é operado dentro do próprio sistema, sem planilhas adicionais e de forma integrada.

O programa trabalha com diferentes formas de pagamento (incluindo crédito, débito e boletos bancários automatizados), registrando, inclusive, os casos de inadimplência, o que facilita o combate a esse problema.

Todas essas funções já ajudam muito as secretárias e secretários, mas tem mais! O sistema ClinicWeb gera gráficos e relatórios automaticamente, permitindo uma gestão mais assertiva e estratégica da clínica.

7. Facilidade para gerenciar atendimentos conveniados com emissão de guias TISS

Muitos médicos optam por realizar atendimentos conveniados para garantir o fluxo de pacientes e aumentar o faturamento.

Pensando nisso, é importante que a secretária ou secretário saiba lidar com as empresas de convênios, conheça todos os processos e preencha as guias corretamente para evitar erros e glosas, que tanto atrapalham na gestão financeira de clínicas médicas.

Leia mais: Faturamento de convênios: você está fazendo corretamente?

Com faturamento TISS integrado e emissão de guias padronizadas, o ClinicWeb dá suporte ao longo de todo esse processo, evitando glosas e possíveis erros.

8. Comunicação facilitada com pacientes

Comunicar-se com os pacientes é fundamental para a clínica médica, e a secretária ou o secretário exerce grande parte dessa função, por ser tanto o primeiro contato quanto o canal de comunicação durante o pré e pós-atendimento.

Antigamente, o principal meio de comunicação entre clínica e cliente era por ligação telefônica, o que gastava um bom tempo da secretaria durante as ligações. Hoje, contudo, podemos contar com novas tecnologias para otimizar esse processo, e o ClinicWeb oferece a possibilidade de trabalhar com elas.

O sistema funciona de forma integrada com diferentes canais de comunicação, como SMS, e-mail e até WhatsApp. Mensagens de texto são opções eficazes para conversar com os pacientes e até mais efetivas que as ligações, que precisam que os interlocutores estejam disponíveis em um exato momento. 

Por meio de SMS ou WhatsApp, o paciente pode confirmar a consulta, por exemplo, quando for mais conveniente (respeitando o limite de 24 horas de antecedência, é claro). Sem falar que o sistema também oferece ferramentas excepcionais de marketing médico para clínicas e consultórios.

Além disso, é possível enviar pesquisas de satisfação, prescrições médicas digitais e muito mais, economizando e otimizando o tempo de secretárias e secretários.

Leia mais: Atendimento via WhatsApp - Como implementar?

9. Mais eficiência na comunicação entre a secretaria e o profissional médico

Secretárias e secretários devem prezar pela comunicação interna da empresa, tendo meios de compartilhar informações importantes de forma eficiente. Utilizar a linha interna de telefone nem sempre pode ser uma boa ideia, uma vez que o médico ou a médica pode estar no meio de um atendimento.

O software de gestão para clínicas médicas ClinicWeb possui um chat interno, no qual a secretaria e o profissional de medicina podem conversar e trocar informações com a agilidade que precisam. A ferramenta ainda permite a criação de grupos de conversa, que são excelentes para equipes formadas por mais de dois profissionais.

10. Interface intuitiva com operações simplificadas

Como foi possível observar ao longo deste artigo, o software de gestão médica ClinicWeb possui uma variedade de ferramentas que facilitam muito o trabalho de secretárias e secretários. Contudo, de nada adiantaria se o sistema não fosse amigável e fácil de usar.

O ClinicWeb foi desenvolvido para ter uma interface intuitiva, o que facilita a operação da secretária ou secretário e, claro, simplifica todos os processos.

É fácil de mexer, leva agilidade aos processos de clínicas médicas e otimiza o trabalho das secretarias e outras equipes. Tudo isso a preços acessíveis, oferecidos em diferentes pacotes para se ajustar às suas necessidades.

Quer saber mais sobre como o trabalho de secretárias e secretários pode ser melhorado? Então conheça o ClinicWeb: