A tecnologia avança a passos largos. Basta olhar para as clínicas médicas e verificar o quanto esses estabelecimentos se transformam ano após ano. Desde procedimentos sofisticados e complexos até programas de computadores para facilitar a gestão atingem essa área extremamente dinâmica.
Essa modernidade se apresenta para nós por meio de novos insumos médicos que surgem no mercado: equipamentos modernos e extremamente funcionais, aparelhos eletrônicos cada vez mais tecnológicos ou até sistemas de gestão.
A proposta é resolver problemas corriqueiros de uma clínica médica, dos mais simples até os mais complexos.
Ainda bem que isso acontece. Devido à modernização nos procedimentos médicos, a expectativa de vida das pessoas aumentou muito no decorrer das últimas décadas, bem como a nossa qualidade de vida, que apresenta melhoras também devido aos avanços na medicina.
Sendo assim, sua clínica não pode ficar para trás. É preciso acompanhar a rapidez das atualizações na área da saúde e modernizar seus procedimentos sempre. Uma das maneiras de fazer isso é prezar pela segurança dos pacientes e seus dados durante uma consulta médica.
Como fazer isso? Diariamente, você deve pensar em maneiras de solucionar problemas que demoram para desaparecer e que impedem que sua clínica cresça, pois parece que você precisa solucionar sempre os mesmos problemas e fica sem tempo e energia para pensar em novos investimentos e práticas para promover o seu negócio. Assim, parece cada vez mais difícil acompanhar o dinamismo da medicina.
Muito tempo é perdido ao resolver o mesmo empecilho diversas vezes, especialmente aqueles relacionados à segurança de dados, aos acessos não autorizados a prontuários de pacientes, às questões legais e ao armazenamento deficitário devido ao excesso de papel.
Pensando nisso, preparamos esse artigo para que você melhore o atendimento de sua clínica e resolva problemas de forma definitiva.
Continue lendo para saber como a sua clínica pode se modernizar e caminhar sempre em direção ao futuro, que é cada vez mais digital e tecnológico.
1. Questões relacionadas à segurança de dados
A questão da proteção de dados pessoais tornou-se uma verdadeira preocupação das empresas, assim que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi aprovada em 2020. E não é para menos.
Já imaginou as implicações negativas que a sua clínica teria se dados sigilosos, como os de um prontuário médico, fossem vazados e usados para fins ilegais ou não desejáveis?
O vazamento, ou até mesmo perda ou comprometimento do prontuário médico, se mostra como uma questão séria tanto da perspectiva administrativa quanto da perspectiva legal.
Acima de tudo, uma situação como essa compromete a confiança que o paciente deposita em você como médico. Ele, com certeza, irá ponderar sobre como o profissional da saúde pode proteger uma pessoa se nem ao menos dados dela foram protegidos.
A digitalização do prontuário médico e outros documentos sigilosos se mostram como uma poderosa ferramenta além de uma alternativa de prevenção para que você não precise lidar com uma situação assim. Confira outros benefícios do prontuário eletrônico.
Porém, a digitalização só é segura se protegida pela assinatura digital e essa, por sua vez, é disponibilizada mediante um certificado digital.
Talvez esteja na hora de pensar sobre isso para evitar um grande problema no futuro.
2. Problemas jurídicos e legais
A área da medicina precisa andar lado a lado com a área do direito. Isso se deve à delicadeza que rege toda a abordagem médica e a relação entre médico e paciente. O que justifica a existência de uma importante organização, tanto para a medicina quanto para o direito, que é o Conselho Federal de Medicina (CFM).
Essa organização regulamenta as atividades dos médicos no âmbito nacional, em camadas públicas e privadas, e suas reivindicações precisam ser atendidas.
Diante disso, há questões que sua clínica precisa ter conhecimento para evitar problemas jurídicos e todas elas podem ser solucionadas por meio de um certificado digital e digitalização de documentos, desde que protegidas com assinatura eletrônica.
Uma delas é a resolução 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina (CFM), a qual determina que a preservação dos prontuários do paciente deve ser de 20 anos a partir do último registro. É autorizada a digitalização dos documentos, desde que devidamente protegidos.
A LGPD determina a maneira de como obter as informações pessoais de seus pacientes e como devem ser armazenadas. E segundo a lei, a digitalização é permitida desde que atenda os requisitos estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico de Saúde.
A Lei Federal 13.787 de 2018 dispõe acerca da digitalização e utilização de sistemas para guardar, armazenar e manusear o prontuário médico. Entre suas demandas, estão:
● A digitalização deve sempre priorizar a característica confidencial, autêntica e verossímil da documentação.
● O documento digitalizado deve reproduzir de forma segura todas as informações da versão original.
● É permitido se desfazer da versão original após o processo de digitalização, desde que a versão digital tenha sido obtida por meio de um certificado digital emitido dentro das normas vigentes do regulamento da Infraestrutura das Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
● Os prontuários digitais devem estar protegidos contra o uso e consulta de terceiros não autorizados, de modo a prevenir a alterações, cópias ilegais e destruição.
Estar de acordo com essas duas medidas legais é fundamental para que sua clínica funcione de maneira saudável e proporcione o melhor atendimento ao paciente.
3. Perda de documentos, como a prescrição e o prontuário médico
Parece que perdemos objetos pessoais o tempo todo, certo? Celular, chaves, carteira, peças de roupas, entre outros itens. Isso acontece pois a rotina agitada enfraquece a nossa memória e o nosso cérebro não é capaz de gravar informações simples, como a última localização de tal objeto.
Portanto, a perda de prontuários médicos e outros documentos é mais comum do que se imagina e as consequências disso são muito negativas, especialmente na maneira com que o paciente vai olhar sua clínica e na incapacidade de ter uma organização efetiva.
Em adição, a perda de documentos desse teor tem consequências legais, como vimos anteriormente.
Por isso, salvar esses documentos extremamente importantes na nuvem é uma medida efetiva para a resolução desse impasse. Assim, seu cérebro não irá mais precisar se preocupar com isso, o que melhora o seu foco como médico.
Além disso, situações que se apresentam como improváveis, mas que podem acontecer, como acidentes, incêndios, enchentes e problemas de infraestrutura na clínica, irão causar a perda permanente de documentação importante.
4. Armazenamento de dados em arquivos físicos
Como estabelecido pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), citado anteriormente, você deve guardar documentação de seus pacientes por vinte anos. É muito papel, não é mesmo?
Já imaginou ter que procurar um documento específico no meio de tanta papelada? A busca pode levar dias, sem mencionar que, quando encontrar o documento, ele poderá estar deteriorado pelo tempo.
Mais uma vez, a digitalização de documentos médicos vem ao seu auxílio. Alguns sistemas até disponibilizam uma ferramenta de busca rápida em caso de necessidade de consultar algum prontuário eletrônico para verificar uma informação a respeito do tratamento ou quadro clínico do seu paciente.
Sendo assim, sua clínica terá mais espaço físico e menos acumulação de papel, em uma estratégia que vai afetar positivamente a organização do espaço, bem como melhorar o desempenho da sua equipe de recepção, que saberá exatamente onde procurar no momento que precisarem de uma informação específica.
Vale mencionar que a digitalização dos documentos impressos possibilita que os recursos financeiros destinados aos artigos de papelaria possam ser remanejados para outras áreas, como custear a modernização da sua clínica médica e a implementação do certificado digital, ferramenta muito mais funcional e segura que as folhas de papel.
5. O certificado digital evita o acesso à documentação quando o usuário não possui permissão
Uma dúvida comum acerca da digitalização de documentos é o fato de existir um receio de que o documento possa ser acessado por pessoas não autorizadas.
Porém, com o certificado digital, os dados são protegidos por meio de criptografia, o que possibilita que o acesso a qualquer informação presente no banco de dados seja rastreado, aumentando a segurança.
Sendo assim, sem identificação autorizada, não é possível modificar as informações do documento e assinaturas não cadastradas no sistema são invalidadas.
Desse modo, a assinatura digital promove a segurança para a sua clínica.
Outras possibilidades do certificado digital
Como vimos, o certificado digital resolve problemas que se apresentam dia após dia em seu consultório médico de forma definitiva, quebrando um ciclo interminável. Além de tudo isso, o certificado digital autoriza o profissional da saúde:
- a assinar atestados médicos, prescrições e prontuários;
- a enviar documentos com validade legal via canais virtuais;
- a assinar documentos importantes para a gestão da clínica, como notas fiscais e declarações para fins diversos;
- a reduzir despesas, como taxas pagas em cartórios, compra de material de papelaria e operações logísticas;
- a assegurar a segurança e integridade dos documentos dos pacientes;
- a validar dados presentes em prontuários eletrônicos.
Portanto, contar com prescrições médicas com assinatura digital torna o dia a dia de uma clínica médica muito mais organizado e otimizado. Descubra mais vantagens dessa ferramenta conhecendo o sistema ClinicWeb:
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