Somente quem está à frente da administração de uma clínica ou consultório médico entende os desafios diários da gestão. Os contratempos aumentaram ainda mais no período de pandemia.
As clínicas de olhos, por mais que sejam consideradas serviços essenciais, sofreram com a baixa no número de consultas, impactando no faturamento.
Nesse contexto, os negócios que não possuíam nenhum tipo de planejamento financeiro ou reserva certamente tiveram um impacto mais severo nos lucros durante os últimos meses.
Isso só reforça a importância de dar atenção às finanças e elaborar um planejamento de longo prazo que contemple a rotina da sua clínica e preveja planos de ação para situações emergenciais.
Neste post levantaremos pontos e dicas importantes sobre o assunto, e você ainda conhecerá as vantagens e seguranças que um plano financeiro oferece à sua clínica oftalmológica:
Tenha controle sobre o fluxo de caixa
Quando pensamos em fluxo de caixa geralmente resumimos a: o balanço entre a quantia de dinheiro que entra e a quantia que sai. O que parece simples na verdade é uma tarefa que demanda muita atenção por parte do gestor.
Além da atualização do fluxo de caixa ser um trabalho diário, é preciso estar atento até às menores despesas.
Um fluxo de caixa detalhado entrega dados valiosíssimos a respeito das finanças da clínica e colabora para uma visão muito mais ampla do negócio. Com isso em mente, é possível cortar gastos desnecessários e saber aplicar em setores que demandam atenção, investindo em estrutura e melhorando a qualidade do atendimento ao paciente.
Por isso, separe um tempo diariamente para acompanhar e atualizar os gastos do dia e o quanto foi arrecadado, e faça isso com regularidade.
Isso ajudará na elaboração do planejamento financeiro, pois você terá plena noção da realidade da clínica.
Se aprofunde no assunto
A formação de médicos e demais profissionais da saúde raramente contempla conhecimentos sobre gestão financeira, e quando o faz, eles tendem a ser rasos, então é importante se aprofundar no tema ao assumir uma função administrativa.
Com domínio do assunto você terá uma leitura mais completa do planejamento financeiro, seus resultados mensais e poderá tomar decisões mais assertivas para sua clínica. O impacto disso na melhora do seu atendimento é visível, o que atrairá novos pacientes.
A ClinicWeb possui diversos eBooks em nossa página de materiais educativos. Baixe nosso material e amplie seus conhecimentos sobre gestão financeira.
Saiba onde quer chegar
Fazer um planejamento financeiro é mais do que ter um balanço organizado no final do mês. Significa ter um plano de negócio, uma visão, com metas a serem alcançadas.
Por isso, antes de colocar a mão na massa, defina seus objetivos com a clínica e os tenha de forma muito clara na sua cabeça. Visualize como você deseja que a clínica esteja a curto, médio e longo prazo.
São seus objetivos que irão nortear o planejamento financeiro, bem como suas futuras decisões administrativas. Até porque, para atingir suas metas você terá que lidar com o dinheiro da sua clínica, o que por vezes pode ser um fator limitante.
Por isso, o planejamento financeiro só fará sentido com uma noção clara de onde quer que sua clínica de olhos chegue.
Com o acompanhamento frequente do fluxo de caixa, esteja preparado também para ajustar o planejamento financeiro conforme suas necessidades atuais, sem perder de vista seu objetivo.
Esse é um dos principais pontos positivos do planejamento: apesar de modificado, ele estará lá para te manter nos trilhos e te lembrar da sua visão de negócio.
Procure assessoria financeira
Montar um planejamento financeiro pode ser um desafio e tanto para gestores menos experientes. Por isso, procure um escritório de contabilidade terceirizado ou contrate em sua equipe um contador para te ajudar nessa tarefa.
Além de te orientar, seu contador ou escritório contratado estará sempre de olho juntamente com você, evitando valores errados em seus balanços financeiros e possíveis deslizes que comprometeriam seu planejamento.
E como dissemos no tópico anterior, você deve estar preparado para realizar adaptações nos seus planos em caso de alguma necessidade. Com uma assessoria contábil você saberá exatamente o que precisa ser ajustado de forma a comprometer o mínimo possível seus objetivos. Isso significa uma segurança a mais no planejamento financeiro da clínica.
Fique atento aos indicadores financeiros
Aqui é onde boa parte de todo seu conhecimento financeiro será aplicado. Os relatórios periódicos sobre as finanças da sua clínica de olhos são imprescindíveis para entender como está a saúde do seu negócio e impactam diretamente o planejamento financeiro, pois, caso os resultados não estejam saindo como previsto, significará alterações no plano.
Nesses relatórios irão aparecer informações detalhadas e indicadores muito relevantes para entender se sua clínica está crescendo ou não.
Os principais indicadores financeiros que você deve conhecer são:
- Faturamento bruto (o quanto foi arrecadado);
- Faturamento líquido (o quanto foi arrecadado já com a dedução das despesas);
- Ponto de equilíbrio (momento em que seu faturamento se iguala às despesas);
- Rentabilidade (basicamente, mostra se sua clínica está sendo rentável se comparada com o quanto foi investido nela);
- Ticket médio (em média o quanto a clínica recebe por cada consulta);
- Custos fixos (gastos da clínica que não variam de mês a mês).
Sabendo desses indicadores, sua interpretação sobre as finanças da sua clínica oftalmológica ficará ainda mais acurada. Uma postura como essa é fundamental para o seu plano de negócio e para ter um planejamento financeiro eficiente.
Faça investimentos e reservas
Assim que sua clínica começar a ganhar dinheiro suficiente, recomenda-se procurar formas de investir esse capital e criar reservas financeiras.
Como dissemos na introdução deste post, as clínicas que tinham algum investimento ou reserva como segurança financeira sofreram bem menos os impactos da pandemia.
Se quiser realizar um investimento, procure fundos seguros, com boa rentabilidade e, sobretudo, que você possa sacar imediatamente ou em 24 horas, caso precise.
Lembre-se que essa quantia estará investida como um seguro para ser usado em momentos economicamente difíceis, então quando for necessário é bom poder ter o dinheiro em mãos o quanto antes.
Ademais, fundos de reserva simples, como uma segunda conta que receberá uma porcentagem mensal dos lucros para assegurar um dinheiro guardado, são suficientes.
Ainda é possível depositar valores em uma poupança, mas esteja ciente de que isso é, no máximo, outro tipo de reserva, e não um investimento. O rendimento de uma poupança é tão baixo que pouquíssimos especialistas recomendam aplicação nesse tipo de fundo.
Invista na tecnologia como aliada
Atualmente existem diversas ferramentas tecnológicas que podem te ajudar a administrar seu consultório ou clínica oftalmológica das mais diversas maneiras, desde o contato com o paciente, a organização da agenda médica, até ajudar a organizar o setor financeiro.
Veja isso como um investimento que irá trazer mais praticidade e segurança para o seu cotidiano na clínica, o que consequentemente irá melhorar o atendimento aos pacientes, impactando diretamente na imagem do seu negócio perante o público.
O software de gestão ClinicWeb é um exemplo disso. Com ele, é possível agilizar o agendamento das consultas, organizar seu cronograma de atendimento e facilitar o contato com os pacientes, seja por WhatsApp, e-mail ou SMS.
Além disso, o sistema da ClinicWeb possui funções que auxiliam na gestão financeira, organizando contas a receber e a pagar, por exemplo.
Capacite seus colaboradores
Já com uma assessoria financeira adequada e softwares de ponta te ajudando a pôr em prática o planejamento financeiro da sua clínica, você não pode se esquecer dos seus colaboradores.
Invista em cursos e palestras de capacitação para que eles possam operar com propriedade todas as ferramentas que você tem na clínica. Também ofereça formas deles aprimorarem seus conhecimentos em administração e gestão financeira.
Lembre-se que, por mais que você seja o gestor, nenhum negócio se faz sozinho. Você precisa de pessoas de confiança e capacitadas ao seu lado para tocar a clínica e fazê-la crescer.
Além disso, essa postura fará com que todos se sintam mais motivados a trabalhar com você, já que possuem incentivo a refinarem suas habilidades profissionais. Será bom para eles e para a clínica, que contará com profissionais ainda mais qualificados para atender os pacientes e administrar o negócio.
Agora que você já sabe a importância de um planejamento financeiro e como usá-lo, é hora de correr atrás dos seus objetivos! Aproveite e aprimore seus conhecimentos com o blog da ClinicWeb e conte conosco para te ajudar na administração do dia a dia da sua clínica de olhos através do nosso software.
Afinal, sabemos que sua prioridade é o bem-estar dos pacientes e estamos aqui para ajudá-lo nessa missão.
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