Medidas técnicas de segurança para clínicas médicas | ClinicWeb

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) preza pela segurança dos dados dos indivíduos e sua total proteção contra vazamentos e compartilhamento indevido.

Com a otimização de informações e dados na internet, a medida legislativa é um grande avanço para assegurar a proteção das informações pessoais e, consequentemente, o direito de liberdade e privacidade das pessoas. 

Levando em consideração que clínicas e consultórios médicos lidam constantemente com os dados de seus pacientes, é necessário entender o que diz essa nova lei e o que você deve fazer para adequar-se a ela. 

Esse conhecimento é essencial para garantir a segurança dos pacientes e ajudará médicos e gestores a evitarem problemas sérios, como o uso indevido de dados confidenciais, assim como as multas e outras punições que podem decorrer disso.

Tendo isso em mente, preparamos este artigo com medidas de segurança técnicas para te ajudar a entender como a clínica médica precisa lidar com a proteção de dados.

Como a LGPD afeta a clínica médica?

Imagine que uma pessoa chega no consultório e deseja marcar uma consulta. A primeira ação do time de recepção será colher os dados desse indivíduo para o seu cadastramento. 

Em seguida, essa mesma pessoa passará por uma avaliação clínica, momento em que mais dados sobre ela serão solicitados, só que, dessa vez, essas informações são ainda mais sigilosas e farão parte do seu prontuário eletrônico.

Depois disso, exames laboratoriais podem ser solicitados e seus dados serão compartilhados entre a clínica e o laboratório.

Todo esse procedimento é comum em clínicas médicas e serve para ilustrar a maneira como os estabelecimentos de saúde precisam levar a proteção de dados a sério. 

Médicos, recepcionistas e gestores estão constantemente manipulando dados pessoais e sensíveis de seus pacientes. Portanto, sem o cuidado ideal, há um risco considerável de vazamentos de informações ou usos não autorizados delas.

Nesse contexto, as clínicas médicas precisam fazer uso das melhores ferramentas para obter e armazenar as informações com segurança.

Algumas das iniciativas que devem ser tomadas, imediatamente, para que isso aconteça, são as seguintes:

• O consultório médico deve coletar apenas informações essenciais durante o cadastramento dos pacientes.
• O médico deve pedir e tomar nota apenas de informações relevantes ao tratamento para o paciente.
• Os dados devem ser coletados para um fim específico e o paciente precisa estar ciente e concordar com esse objetivo.
• O médico, bem como toda a sua equipe, deve garantir a transparência durante o manuseio desses dados e jamais compartilhá-los sem o consentimento do portador.
• O time de gestão deve implementar um controle de acesso a esses dados.
• A clínica médica tem a obrigação de elaborar Políticas de Privacidade e Controle de Informação e deixar seus pacientes informados sobre suas diretrizes.

Tais medidas são os primeiros passos que devem ser feitos para estar de acordo com a LGPD. Sendo assim, tenha em mente que a segurança de dados é uma preocupação de todo o time, o que deixa claro a necessidade de treinamentos sobre o assunto.

Outro ponto importante que sua gestão médica deve considerar é a telemedicina, uma grande tendência em clínicas e consultórios.

Garantir que as teleconsultas sejam realizadas do modo mais seguro possível, sem compartilhamento indevido ou gravação não autorizada e com intermédio de uma conexão segura, é uma obrigação da clínica.

É relevante deixar claro que a instituição médica que não se adequar às normas da LGPD está sujeita a ser impossibilitada de executar suas atividades, visto que, além das multas, há possibilidade de proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.

• Leia mais: Lei Geral de Proteção de Dados: o que é e quais são os impactos na área da saúde?

As diretrizes da LGDP: pontos de atenção para a segurança de sua clínica médica

Agora que entendemos como a clínica médica precisa lidar com dados dos pacientes o tempo todo, há alguns pontos sobre a LGPD que precisam ser cuidadosamente levados em conta pelos gestores:

• Informações devem ser coletadas e armazenadas apenas com a autorização dos pacientes. Isso se aplica aos novos pacientes e aos dados que já estão presentes no sistema. Assim, as clínicas médicas devem entrar em contato com as pessoas já cadastradas e buscar uma autorização.

• Médicos, secretárias(os) e pacientes podem trocar mensagens instantâneas entre si, mas sempre observando as políticas de privacidade dos aplicativos utilizados e desde que as mensagens sejam confidenciais entre a equipe da clínica e o paciente.

• As instituições, inclusive as de saúde, precisam nomear um responsável interno, o DPO (Data Protection Officer, em português, o Encarregado de Proteção de Dados), para lidar com a proteção dos dados. Há a possibilidade dessa gestão de segurança da informação ser terceirizada.

• Os pacientes têm o direito de ter conhecimento sobre os dados que constam no sistema e para que fim eles são utilizados. As mesmas informações devem estar disponíveis para a análise da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão federal que assegurará que a LGPD está sendo cumprida.

Esses pontos são de extrema importância, pois fazem parte do dia a dia na clínica. Então, cuidado para não deixar passar tais informações, pois são nas atividades da rotina em que os deslizes são mais frequentes.

Política de mesa limpa: um importante passo para estar de acordo com a LGPD

Uma importante sugestão de política interna para sua clínica é a política de mesa limpa, que diz respeito à prática de deixar o ambiente de trabalho organizado e sem informações relevantes visíveis, com o objetivo de prezar pela segurança de informações sensíveis, sejam elas físicas ou digitais.

Por exemplo, quando deixamos computadores, celulares e outros dispositivos eletrônicos desprotegidos e ativos, em espaços públicos ou de trabalho, as informações presentes na tela podem ser visualizadas por terceiros.

A mesma situação acontece com papéis, exames e documentos impressos que muitas vezes ocupam as mesas de consultórios e até o espaço da recepção.

Dessa maneira, informações confidenciais e sigilosas podem ser lidas ou acessadas sem a permissão necessária, o que viola as diretrizes da LGPD.

Para evitar que isso aconteça na clínica médica, o primeiro passo é adotar uma cultura sem papel, tanto para a segurança das informações dos pacientes quanto para atender os critérios da nova legislação.

Portanto, não imprima documentos de forma desnecessária, não deixe lembretes espalhados pelo espaço de trabalho e sempre bloqueie as telas que possuam informações privadas, como as conversas com pacientes.

Lembre-se de que mesmo pequenos pedaços de papel e rascunhos podem comprometer a segurança dos dados dos pacientes que confiam na sua clínica.

• Leia mais: 4 dúvidas esclarecidas sobre a LGPD para clínicas médicas.

Aos poucos, adote uma gestão paperless na clínica, pois isso a tornará mais segura — especialmente se você tiver um sistema de gestão com foco na segurança de clínicas médicas.

Com o ClinicWeb, é possível contar com prontuários eletrônicos, agenda online e cadastramento inteligente para eliminar de vez os papéis, o que torna sua gestão mais segura e protegida, de acordo com as normas da LGPD. 

Ferramentas tecnológicas que podem aumentar a segurança da clínica médica

Além de todas as boas práticas já citadas, é essencial que a clínica médica tenha soluções tecnológicas que potencializem sua segurança de dados.

Como sugestões, é pertinente apontar:

• Certifique-se de ativar softwares antivírus em celulares e computadores: há diversos programas maliciosos que podem se infiltrar no sistema operacional do computador de modo silencioso e colocar em risco os dados de sua clínica. Por isso, conte com um antivírus para minimizar danos e bloquear vírus, malwares e outras ameaças.
• Deixe o Firewall do sistema operacional sempre ativado: tal funcionalidade trata-se de um programa que bloqueia acessos não autorizados para prevenir roubos de dados.
• Faça backup dos dados regularmente: mantenha uma cópia de segurança das informações, de modo que evite a perda de documentos.

• Adote um servidor proxy de rede: essa maneira de se conectar à rede oferece mecanismos de controle que são capazes de definir o que pode ser acessado e por quem, pois esse servidor é mais restritivo.

• Conte com um sistema de gestão médica: assim você se livra do risco apresentado por informações impressas e planilhas soltas no seu computador.

• Não instale softwares sem conhecer seu fornecedor: softwares de origem desconhecida podem acabar levando vírus, malwares e outros problemas para seus computadores. Por isso, evitá-los é essencial a fim de garantir a segurança da clínica.

• Mantenha seus sistemas atualizados: ao manter os sistemas atualizados, você garante que sua clínica conte com tecnologias de ponta para sua segurança.

• Não utilize redes públicas: evite acessar o sistema em redes públicas (como as de aeroportos, praças, rodoviárias etc.). Essas conexões são pouco confiáveis.

• Proteja suas senhas: esta última dica precisa ser enfatizada! Não compartilhe suas senhas, não as deixe anotadas em pedaços de papel, evite usá-las em computadores desconhecidos e tenha senhas diferentes para cada plataforma (ou seja: não use a mesma senha do seu sistema para acessar seu e-mail, por exemplo).

Dessa forma, com os equipamentos protegidos, é possível garantir um maior grau de proteção aos dados dos pacientes.

Seu sistema de gestão está de acordo com a LGPD?

A digitalização da clínica é um importante passo para a sua adequação diante das diretrizes da LGPD.

Porém, ao escolher um sistema de gestão, é preciso verificar qual é a segurança dos dados que a ferramenta disponibiliza.

Sendo assim, leve em consideração alguns aspectos técnicos, tais como:

• Os dados ficam em um ambiente criptografado? A criptografia é responsável por codificar os dados, ou seja, garantir que a informação não possa ser lida, a não ser por pessoas autorizadas. O sistema ClinicWeb, por exemplo, armazena informações em um ambiente seguro da Amazon Web Services (AWS), a mesma infraestrutura tecnológica usada por grandes empresas internacionais.

• Há garantia de integridade nas informações? Confira se o sistema permite a verificação das informações, para avaliar se não foram corrompidas durante a transferências de dados.

• Há senhas e diferentes níveis de acesso? Um sistema seguro precisa criar senhas de acesso distintas para a equipe da clínica, de forma que cada profissional só possa acessar os dados relevantes para o seu trabalho.

• O sistema disponibiliza assinatura digital? Para se livrar de vez dos riscos que os documentos impressos podem representar, é preciso contar com uma assinatura digital com validade jurídica para autenticar as informações e documentos no ambiente online.

• O sistema está dentro dos critérios da LGPD? Avalie se o software é confiável e se a empresa responsável conta com profissionais capacitados para lidar com a LGPD. 

O sistema de gestão da ClinicWeb conta com essas e outras ferramentas para ajudar a clínica médica e toda a equipe a se adaptarem a esse novo marco de proteção de dados. Saiba mais: ClinicWeb, um sistema de gestão seguro para clínicas médicas.

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