Secretárias e secretários possuem um papel central em clínicas médicas. Afinal, geralmente são eles que fazem o primeiro contato com os pacientes e também são os responsáveis por boa parte da organização da rotina da equipe.
Se não há um atendimento de qualidade nesse primeiro contato, tanto a captação quanto a fidelização de pacientes fica prejudicada. E quando a organização do dia a dia da clínica não é a ideal, as consultas atrasam, os clientes ficam insatisfeitos e até o financeiro começa a enfrentar problemas.
Ou seja, o responsável pela secretaria tem uma enorme importância e relevância no consultório médico. Portanto, tendo em vista suas responsabilidades, preparamos este artigo com dicas para esse profissional ter ainda mais sucesso no apoio à gestão médica, mas de maneira saudável e sem sobrecarregá-lo.
Afinal, por estarem em uma profissão que envolve muitas atividades diferentes, secretárias e secretários precisam saber muito bem como organizar a rotina e como aproveitar o tempo da melhor forma, por meio de práticas que otimizem a sua produtividade.
Siga a leitura para entender as funções desempenhadas por essa profissão e descobrir maneiras para tornar esse trabalho mais efetivo e ágil, especialmente na gestão médica.
Gestão médica: quais são as funções de secretárias e secretários?
A principal noção que secretárias e secretários precisam saber sobre a gestão médica são as suas funções nesses espaços. Afinal, o trabalho desses profissionais vai além da organização de consultórios e da recepção de clientes.
É muito comum atribuir à secretaria atividades de setores administrativos, financeiros e outros que englobam a gestão médica. Mas, se não for feito de maneira adequada, isso pode acarretar em uma sobrecarga de tarefas para os profissionais.
Entre as atividades realizadas, podemos mencionar a organização da agenda médica e dos prontuários. Essa é uma tarefa de grande importância que deve ser realizada com precisão, para evitar erros e reclamações de pacientes, além de garantir o bom andamento da rotina da clínica.
Afinal, contar com uma agenda com informações de consultas, desistências e remarcações atualizadas, é essencial para evitar atrasos e manter toda a equipe preparada para os atendimentos do dia.
Ter os prontuários bem organizados, por sua vez, também é fundamental. Eles são centrais para o atendimento ao paciente e ajudam os médicos a darem diagnósticos e avaliações precisas.
Já no setor financeiro, muitos secretários e secretárias acabam sendo responsáveis pelo fluxo de caixa. Pagar fornecedores e receber de pacientes, por exemplo, são tarefas comuns para esse setor.
Os profissionais também costumam ser responsáveis pelo agendamento, pelo primeiro atendimento e pela recepção de pacientes. Todos esses passos são fundamentais dentro de clínicas, pois, se forem bem feitos, ajudarão a fidelizar os pacientes, além de garantirem boas avaliações ao consultório e futuras recomendações.
Nesse sentido, secretárias e secretários devem saber que focar em um atendimento humanizado faz total diferença na relação entre clínicas e pacientes. Responder a mensagens e sanar dúvidas de maneira rápida, assim como manter a calma e falar com gentileza, são ações que fazem o cliente se sentir importante.
Outra tarefa que a secretaria de clínicas pode ficar responsável é a organização. Um ambiente desorganizado pode dar a impressão de que o atendimento médico e os demais serviços da clínica também são desleixados, o que não é atrativo para uma pessoa que busca resolver seus problemas de saúde.
Esse setor também é responsável por outras tarefas como a gestão de estoque. Nessa tarefa, os profissionais devem verificar o que está faltando, fazer novos pedidos e contabilizar os materiais da clínica para que não ocorram imprevistos e para evitar desperdícios.
Por fim, secretárias e secretários devem ter uma boa comunicação e compreender as necessidades da clínica, sendo pró-ativos para prevenir erros e inconvenientes. Além disso, devem manter a clínica atualizada com possíveis melhorias em processos e demais atividades e setores, a fim de garantir um serviço de qualidade em todas as áreas do consultório.
É importante lembrar que essas ainda são apenas algumas das atividades específicas que secretárias e secretários podem realizar em clínicas médicas, pois depende das necessidades da clínica e das tarefas passadas pelo gestor.
Dicas para aprimorar o trabalho de secretários e secretárias
Para garantir que as atividades sejam realizadas de maneira eficiente, bem como para manter a saúde mental de profissionais de secretaria médica, algumas ações são necessárias.
Dar um suporte com ferramentas adequadas e uma boa infraestrutura é o básico para que esses profissionais deem conta de suas demandas. Além disso, oferecer meios para realizar as tarefas com maior facilidade, ou mesmo automatizá-las, pode ser uma maneira eficiente de evitar a sobrecarga de trabalho e de aumentar a produtividade.
Pensando nisso, trouxemos algumas dicas que podem ajudar tanto gestores quanto secretárias e secretários a realizarem grande parte das tarefas de gestão médica nos diversos setores de clínicas.
O uso de ferramentas tecnológicas para facilitar e automatizar essas tarefas é um bom exemplo de como grande parte delas podem ser muito mais eficientes de forma digital:
Essa ferramenta pode ser muito útil e aliviar a carga de trabalho de secretários e secretárias. Com ela, é possível controlar as consultas, além de realizar e desmarcar agendamentos. Uma boa agenda digital também inclui outras funções, como o cadastro de pacientes, agendamento de tarefas e envio de lembretes automáticos por SMS ou WhatsApp.
Outra funcionalidade disponibilizada por softwares de gestão médica que também facilita as tarefas de gestão, já que elimina grande parte dos papéis de clínicas e pode ser acessado em qualquer lugar. Dessa maneira, as secretárias e secretários não precisam ir várias vezes por dia às salas de consulta para levar os prontuários de cada paciente.
Um sistema financeiro próprio para clínicas médicas também pode aliviar grande parte da carga de trabalho da secretaria. Contar com planejamento financeiro e fluxo de caixa automatizados faz toda a diferença para evitar erros de gestão. Além de, é claro, permitir o acompanhamento de todos os processos financeiros e dar maior previsibilidade nas ações a serem tomadas.
O uso de um software completo de gestão de clínicas médicas, que integre todas essas ferramentas, pode ser a solução para automatizar as atividades da secretaria com eficiência, reduzindo erros e aumentando a produtividade na clínica.
Outras práticas também podem ser adotadas para facilitar o trabalho e garantir eficiência, como:
- Ter bom planejamento em casos de emergências ou imprevistos, como a falta de um médico ou paciente em cima da hora.
- Manter um atendimento humanizado e ético, pensando sempre em sanar as necessidades do cliente sem tirá-lo do foco de atenção e não deixá-lo esperando por muito tempo.
- Procurar construir um ambiente de trabalho saudável, com práticas que não sobrecarreguem e sejam otimizadas para garantir a satisfação e a produtividade.
Visto isso, é fato que, hoje em dia, com a tecnologia, é possível ter um ambiente de trabalho sem a superlotação de tarefas desses profissionais, contando com eficiência e agilidade.
Mas é importante lembrar-se de que algumas dessas mudanças em processos e setores também são práticas de gestão que secretárias e secretários devem buscar para melhorar seu trabalho em clínicas médicas.
Secretaria: fonte de mudança para clínicas e consultórios médicos
Procurar por desenvolvimento profissional, além de transformações em serviços e processos da clínica, também é uma tarefa importante de secretárias e secretários que não deve ser deixada de lado.
Afinal, isso pode garantir o diferencial necessário para que sua clínica médica seja destaque em relação às concorrentes. Assim, inovar, incluir, mudar e buscar por transformações em gestão médica, também devem fazer parte do dia a dia desses profissionais.
Leia mais: Saiba como e porque migrar sua clínica para o ClinicWeb
É importante notar as falhas e erros apresentados em processos e setores de clínicas médicas. Procurar soluções e manter-se atualizado sobre o que envolve o mercado de trabalho em clínicas médicas, pode ser a chave para fazer a empresa crescer.
Uma ótima maneira de garantir tudo isso é participar de cursos, workshops e procurar se informar e educar sobre melhorias em processos de gestão médica e em outros setores.
Para automatizar, facilitar e aumentar a produtividade do trabalho desses profissionais, conte com o ClinicWeb.
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