O acompanhamento financeiro é fundamental para que um estabelecimento médico consiga manter as portas abertas e prosperar, oferecendo um serviço cada vez melhor para os pacientes e ampliando sua cartela de clientes e sua receita.
Estar a par de tudo que acontece no fluxo de caixa é essencial para que todos esses objetivos sejam alcançados com sucesso.
Contudo, diversos gestores de clínicas e consultórios, muitas vezes, não compreendem a real importância dessa ferramenta de análise, tampouco sabem como usá-la da melhor forma possível.
Por isso, acompanhe este artigo para descobrir o valor do fluxo de caixa dentro da gestão financeira de um estabelecimento médico e ainda saiba como trabalhá-lo no seu consultório!
O que é fluxo de caixa e qual a sua importância para uma clínica ou consultório médico?
Em uma empresa, o fluxo de caixa é a relação entre os recursos que entram e saem das suas contas. O conceito em si é simples, mas ele é fundamental para uma boa gestão e exige uma série de cuidados para que seja verdadeiramente eficiente.
É o fluxo de caixa que vai mostrar ao gestor como está a saúde financeira da empresa, servindo como base para análises e tomadas de decisões importantes.
Isso porque ele oferece informações cruciais, como o valor arrecadado em determinado período de tempo, bem como as despesas do período. Dessa forma, ele tem uma importante integração com os demais indicadores financeiros da clínica médica.
Com base no levantamento de todas essas informações, o gestor poderá calcular os ganhos da empresa e quais os próximos passos, visando o seu crescimento ou, caso haja algum problema, planejando uma solução viável. Isso é essencial, principalmente em tempos de crise.
Leia mais: Planejamento financeiro para clínicas em tempos difíceis.
Entre as principais vantagens de se trabalhar com um fluxo de caixa atualizado em uma clínica médica, estão:
1. Melhor administração do lucro e planejamento de investimentos
O fluxo de caixa ajudará o gestor a ter uma visão 360º do financeiro da clínica, para que ele tenha noção exata do faturamento líquido da empresa.
Esse conhecimento é primordial para administrar o lucro com sabedoria, tendo noção do que pode se transformar em reserva financeira e o que pode ser reinvestido no próprio consultório, buscando o aprimoramento de serviços, adquirindo novos equipamentos e capacitando a equipe.
Leia mais: 5 maneiras de melhorar a infraestrutura de sua clínica para todos os pacientes.
Planejar esse tipo de ação cria um ciclo positivo para a empresa. Os clientes satisfeitos pagam a clínica, que reinveste esse dinheiro para melhorar e modernizar o serviço e atendimento, aperfeiçoando a experiência do paciente e se destacando perante a concorrência.
Esse movimento, por sua vez, atrai e fideliza mais pacientes, o que aumentará a receita do consultório, recomeçando o ciclo com novos investimentos.
Investir nesse ciclo extremamente vantajoso para a clínica só é possível com as informações fornecidas pelo fluxo de caixa.
2. Avaliação da viabilidade para promoções
Muitos consultórios gostam de oferecer condições especiais de pagamentos a fim de atrair novos pacientes e fidelizá-los.
Descontos para mais de uma consulta ou para indicações, parcelamentos, além de convênios com laboratórios, empresas ou marcas de produtos parceiros são alguns exemplos que podem ser encontrados no mercado.
De fato, essas são boas estratégias para chamar a atenção de potenciais clientes. Contudo, é preciso avaliar se é viável colocar em práticas tais ações promocionais.
Quem define a viabilidade desse tipo de iniciativa é a gestão financeira e ela só pode chegar a uma conclusão sobre o assunto com os dados fornecidos pelo fluxo de caixa e seus indicadores.
Assim, se uma ideia for levada adiante, será com a certeza de que as chances de sucesso são grandes e nenhum cenário comprometerá o rendimento da clínica.
3. Maior previsibilidade financeira
Quando se tem um histórico longo, organizado e atualizado de fluxo de caixa, já é possível ter uma noção de como o rendimento da clínica se comporta em média.
Com isso, a empresa consegue se planejar financeiramente com muito mais eficiência, pois fica mais fácil prever os números dos meses seguintes, baseando-se em dados de períodos anteriores.
Assim, sua gestão consegue evitar muitos erros financeiros que poderiam prejudicar seriamente a clínica.
4. Acordos de prazos com fornecedores
A previsibilidade financeira, fruto de um bom controle de fluxo de caixa, permite que os contratos com os fornecedores e prazos de pagamento possam ser negociados com mais assertividade.
Afinal, o gestor saberá sua média de rendimento mensal e até mesmo como suas finanças se comportam ao longo do mês. Para fechar bons negócios, quanto mais informações e domínio sobre as condições da sua empresa, melhor.
Muitas clínicas e consultórios começam a controlar o fluxo de caixa com planilhas próprias ou desenvolvidas por outra pessoa, como um modelo. Todavia, essa não é a opção ideal.
Isso principalmente porque alguns dados específicos e importantes do seu negócio podem acabar ficando de fora.
Portanto, muitas clínicas e consultórios médicos optam por softwares de gestão especialistas em estabelecimentos de saúde. Eles evitam uma série de erros que comprometeriam a análise financeira por parte da gestão. Além disso, um bom sistema facilita a organização e atualização dos dados.
Os problemas de não se ter um fluxo de caixa atualizado e organizado
A falta de atenção ao fluxo de caixa pode acarretar problemas sérios para a administração financeira da clínica. O pior deles, sem dúvidas, é a falta de noção sobre a situação real das finanças da empresa.
Sem ter essa consciência do próprio fluxo de caixa, o gestor não será capaz de ter uma visão precisa de suas finanças, o que pode levá-lo a tomar decisões erradas e sofrer prejuízos em seu consultório.
Saiba mais: 7 erros financeiros que podem acabar com a sua clínica.
Vamos a uma situação hipotética para ilustrar esse problema:
Imagine que, em um mês, você decidiu trabalhar a comunicação de sua clínica de forma diferente e investiu pesado na divulgação pelas redes sociais e marketing médico, com campanhas de e-mail marketing e artigos em seu blog.
Seu plano deu certo e no fim do mês o faturamento foi de R$ 10 mil. Descontando os valores de todas as contas básicas, como água, luz, telefone, internet, aluguel do espaço (se não for próprio) e os salários da equipe, imagine que sobrou R$ 5 mil.
Você fica feliz, pois foi um lucro maior do que nos últimos meses e parte desse montante você já planeja aplicar na clínica, investindo em novos equipamentos ou compra de materiais. Ou seja, são motivos para comemorar, não é mesmo?
Na verdade, antes de fechar o fluxo de caixa mensal, é preciso contabilizar os gastos com seu novo planejamento de comunicação. Impulsionamento de posts nas redes sociais, o domínio do seu blog na internet, o plano da plataforma de e-mail marketing e, se você não fez tudo sozinho, ainda há o valor dos profissionais que trabalharam na comunicação de sua clínica.
Tudo isso são custos que não faziam parte de sua gestão financeira até então. Talvez, esses valores sejam até parcelados em mais de um mês, diluindo o custo inicial. Ou, ainda, no caso do domínio do blog, serão custos fixos a partir de agora. Esse planejamento, a longo prazo, sempre deve constar em um fluxo de caixa atualizado.
Sem as informações do fluxo de caixa, você pode acabar tendo um gasto superior aos novos lucros, fazendo com que sua estratégia seja um fracasso.
Essa situação não é distante da realidade de muitos médicos-empreendedores, que trabalham em equipes reduzidas em seus consultórios e precisam se dividir entre o atendimento ao paciente e a gestão de seus negócios.
Quando se tem tanta responsabilidade em mãos, é fácil se perder e até esquecer de contas novas ou pontuais, como o conserto de algum equipamento ou a instalação que apresentou algum problema.
Outro fator que pesa é simplesmente se administração financeira não é o forte do gestor ou não fez parte de sua formação ou o fato de a clínica trabalhar em um sistema analógico, com planilhas de papel (acredite, elas ainda existem).
Por isso, ter um controle rígido sobre o fluxo de caixa, atualizando-o constantemente e estudando as informações que ele fornece, é a chave para evitar surpresas desagradáveis no faturamento mensal.
Isso é fundamental para qualquer empresa que deseja se desenvolver. E melhor ainda se o controle financeiro for feito de forma digital, facilitando muito o trabalho do responsável pela contabilidade da clínica.
Como organizar o seu fluxo de caixa?
Sabendo da importância que o fluxo de caixa possui dentro de uma clínica médica, os questionamentos que ficam são: como organizar o fluxo de caixa? Como trabalhar com ele? Por onde começar?
Vamos iniciar do básico. Antes de mais nada, é preciso saber que existe mais de um tipo de fluxo de caixa:
- Fluxo de caixa operacional: é o fluxo de dinheiro referente aos custos operacionais da clínica. Isto é, o valor arrecadado subtraindo os gastos relativos à folha de pagamento, impostos, contas, entre outros. É o cálculo de fluxo de caixa mais básico de todos.
- Fluxo de caixa projetado: a partir do volume de dados e histórico do fluxo operacional, é possível ter previsibilidade financeira suficiente para projetar o fluxo de caixa no futuro, o que é muito útil para o planejamento de médio e longo prazo de uma empresa, além de ajudar na redução de custos.
- Fluxo de caixa livre: parecido com o “projetado”, o fluxo de caixa livre também trabalha com previsão, mas dessa vez focado na geração de capital para sua clínica. Isto é, lucro líquido, já descontados os custos operacionais.
Tendo isso em mente, confira a seguir alguns direcionamentos essenciais para ter o fluxo de caixa como seu aliado:
1. Defina os períodos de tempo de análise
O fluxo de caixa pode ser estruturado para ser analisado com periodicidades diferentes, dependendo do objetivo da gestão.
Fluxos concebidos para serem analisados semanalmente são os mais indicados para negócios com alta rotatividade de produtos e serviços, que geralmente lidam com reposição de estoque. Isso porque essa situação resulta em contas a receber e a pagar com uma frequência muito maior.
Os fluxos mensais são mais utilizados para negócios com previsibilidade maior, que podem organizar as contas a pagar para que caiam em datas próximas, permitindo um planejamento de médio prazo.
Os fluxos semestrais ou anuais, por sua vez, são essenciais para trabalhar com projeções a médio e longo prazo, uma vez que se consegue compactar um volume grande de informações para uma análise de um intervalo de tempo maior.
Todos esses períodos possuem vantagens e finalidades específicas, e cabe a você, gestor, avaliar os que se adaptam melhor ao seu negócio.
2. Alimente seu fluxo de caixa e dê atenção a pontos importantes
É essencial alimentar seu fluxo de caixa diariamente, a fim de evitar imprevistos causados por esquecimento, mesmo se o seu período de análise for maior. Lembre-se: quanto mais atualizado e organizado, melhor!
Isso é importante para não deixar de lado pontos que merecem atenção, especialmente por não serem recorrentes. Exemplos disso são: eventuais reparos da estrutura física e equipamentos do consultório, reposição de estoques, férias remuneradas de funcionários, entre muitos outros.
3. Conte com um software de gestão médica!
Produzir suas próprias planilhas e estruturá-las corretamente para receber os dados necessários é uma tarefa que exige tempo e muito conhecimento sobre administração e contabilidade. Caso contrário, sua clínica corre o risco de o fluxo de caixa ser insuficiente e não corresponder à realidade.
Por isso, recomenda-se o uso de um software para consultórios médicos que conte com a ferramenta de gestão financeira integrada.
Assim, é possível trabalhar todos os setores da clínica em uma única solução, desenvolvida especialmente para essa tarefa, o que poupará tempo e energia, otimizando o trabalho de toda a equipe. Além disso, também evitará inconsistências nos relatórios, uma vez que o sistema diminui muito a incidência de falhas humanas.
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