A rotina de secretários e secretárias médicas é agitada e, muitas vezes, esses profissionais sentem falta de algumas horas a mais para conseguir dar conta das demandas diárias.
Infelizmente, incluir mais horas no dia é impossível. Por outro lado, a tecnologia pode ajudar quando o assunto é otimizar o tempo que temos disponível e aproveitar mais o trabalho com agilidade e eficiência.
Por isso, decidimos apresentar às secretárias e aos secretários algumas ferramentas digitais para usar em clínicas médicas, para acabar com esse sentimento de trabalho incompleto ou de tempo insuficiente.
Além da sensação de que o expediente tem todos os minutos necessários para executar seu trabalho, o uso de tecnologia tornará sua rotina menos pesada e mais produtiva.
1. Pacote Google: praticidade e rapidez para organizar a rotina na clínica médica
O Google vem facilitando a vida de pessoas desde o começo da era digital, no início dos anos 2000. Porém, o que poucas pessoas sabem é que suas ferramentas vão muito além de um mecanismo de busca.
Para quem atua na secretaria de uma clínica médica, o Google tem opções interessantes para facilitar o dia a dia:
Ao usar essas ferramentas do Google, a secretária ou o secretário consegue ter mais organização no dia a dia, aumentando a produtividade e otimizando processos.
Como são ferramentas gratuitas do Google, a compatibilidade com diversos sistemas operacionais é uma realidade, além de funcionarem em computadores e celulares.
Contudo, é preciso levar em conta que elas foram feitas para atenderem a demanda de um público geral. Por isso, são genéricas e não possuem benefícios específicos para clínicas. O ideal é usá-las como complemento para um sistema de gestão médica, por exemplo.
Responder pacientes e colaboradores com agilidade e atenção é um grande diferencial de uma clínica médica de sucesso. Pensando nisso, o aplicativo WhatsApp é ideal para essa troca de mensagens em tempo real.
Desde o envio de lembretes de consultas até a notificação de um assunto relevante para a clínica, o WhatsApp é uma ferramenta poderosa para melhorar o relacionamento com os pacientes e o contato com a equipe.
Isso é ainda mais potencializado pelo fato de quase todo mundo utilizar essa ferramenta de mensagens instantâneas.
Contudo, é importante tomar cuidado com o envio de mensagens desnecessárias e o disparo automático de recados que não são tão relevantes ao seu público. Afinal, ninguém gosta de receber “spam”.
Em resumo, o WhatsApp é ideal para que a clínica tenha um canal de comunicação aberto, responsivo e funcional, mas exagerar nunca é o caminho. Use com moderação e responsabilidade.
Leia mais: Atendimento via WhatsApp: como implementar?
Às vezes é necessário enviar documentos por e-mail, seja para os médicos, seja para os pacientes ou mesmo para os fornecedores, mas, devido ao tamanho do arquivo, o envio não é realizado.
Uma saída para essa situação é o WeTransfer, uma ferramenta online para o envio de arquivos pesados via e-mail. Basta fazer o upload do arquivo e informar os e-mails de destino e origem.
Feito isso, o destinatário receberá um link para fazer o download dos arquivos. É simples, rápido e gratuito, sem mencionar a economia de tempo da secretária, que não precisa ficar pensando em soluções alternativas quando se depara com essa situação.
A ferramenta Evernote é uma boa solução para quem quer deixar a papelada de lado e fazer anotações ou coletar dados de forma digital e segura.
O aplicativo é capaz de organizar as anotações de seu computador e celular. Ou seja, é possível criar sua própria base de dados.
Outro diferencial é o funcionamento offline. Mesmo sem conexão, é possível fazer notas de informações relevantes.
Como outras ferramentas digitais para uso na secretaria médica que já foram apresentadas até aqui, o Evernote possui versões pagas e gratuitas e está disponível para computadores e celulares.
O aplicativo 24Me é um assistente virtual, cuja principal função é definir lembretes para o profissional.
Sendo assim, o 24Me ajuda a secretária, ou o secretário, a lembrar de algum compromisso específico no trabalho, seja um pagamento de conta, seja algum prazo importante ou alguma data que não pode ser esquecida.
Além disso, o aplicativo permite sincronização com o calendário, anotações e lembretes, bem como a elaboração de listas de tarefas.
O 24Me é um aplicativo gratuito e está disponível para celulares e computadores.
Profissionais da secretaria frequentemente precisam escanear documentos, seja para o paciente, seja para o gestor ou para o fornecedor. As impressoras, geralmente, costumam levar tempo para executar tal tarefa. Isso sem falar que nem toda clínica conta com uma impressora com scanner.
Recorrer ao aplicativo Tiny Scanner é uma ótima saída, pois a ferramenta transforma o celular em um scanner portátil.
Ainda, o aplicativo é responsável por digitalizar e armazenar os documentos escaneados a partir de fotos, além de organizá-los em pastas. Assim, o envio via e-mail ou outro método de compartilhamento é facilitado.
A ferramenta Tiny Scanner promove uma digitalização ilimitada de forma prática, ágil e ideal para otimizar a rotina agitada de secretárias e secretários. O aplicativo está disponível para Android.
O ClinicWeb oferece soluções tecnológicas que facilitam a gestão e a organização de sua clínica médica.
Para secretárias e secretários, o sistema é responsável por promover uma rotina mais produtiva, além de tornar o trabalho menos cansativo e mais eficiente.
O sistema ClinicWeb é completo e abrange todas as áreas da gestão médica, com funções como:
Leia mais: 5 formas de melhorar a gestão da sua agenda
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Percebeu como a tecnologia veio para facilitar a rotina de secretárias e secretários e promover mais agilidade em tarefas essenciais?
Na secretaria médica, essas ferramentas são responsáveis por promover um trabalho com maior qualidade, pois, com boa parte dos setores digitalizados, os profissionais podem dar atenção ao que mais importa: o paciente.
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