A gestão de clínicas médicas é uma tarefa importantíssima para o sucesso de um estabelecimento de saúde. Um gestor precisa ter noção de toda a rotina médica, desde o atendimento ao paciente até a gestão financeira.
E isso fica ainda mais desafiador quando lidamos com a gestão de uma rede de clínicas.
Afinal, além de ter de se preocupar com os mesmos detalhes — mas agora multiplicados —, o gestor de clínica também tem de lidar com a própria organização e integração dos diferentes estabelecimentos.
Pensando nisso, nós preparamos uma lista com dez cuidados essenciais para ter sucesso na gestão de rede clínica. Confira:
1. Definição de plano de negócios e objetivos estratégicos para a rede de clínicas
Seja qual for sua área de negócios, o primeiro passo para o sucesso é o planejamento. E em uma rede de clínicas médicas, isso é absolutamente fundamental para manter o bom funcionamento de seu investimento.
Para começar, então, defina objetivos estratégicos de sua gestão de clínicas médicas. Isso envolve metas como de faturamento e de atendimentos, além das pretensões de crescimento e disputa do mercado.
Na sequência, identifique possíveis problemas e desafios do médico gestor. Alguns exemplos são a ausência de pacientes, a dificuldade de contratar profissionais capacitados ou a falta de integração entre clínicas.
Depois, avalie o capital disponível e sua rentabilidade, para considerar o que deve ser separado para uma reserva de emergências e o que pode ser reinvestido nas clínicas.
Finalmente, vá para o desenvolvimento do plano de negócios, com propostas no curto, médio e longo prazo. Para isso, leve em conta os objetivos e desafios identificados anteriormente, além do capital disponível para novos investimentos.
Um bom plano de negócios pode ser dividido em 5 passos:
1. Sumário executivo
Este sumário é um resumo dos principais pontos do empreendimento. Ele aparece na abertura do planejamento, mas só deve ser escrito depois dos outros passos, para que o gestor da clínica tenha clareza sobre como ele deverá funcionar.
Aqui, além da descrição do negócio, liste também informações dos sócios, composição do capital, fontes de recursos, número do registro e enquadramento jurídico e tributário.
Leia também: Planejamento tributário: o que um médico precisa saber?
2. Análise de mercado
Neste ponto, faça um levantamento de quem é o público-alvo da clínica, relacionando características e comportamentos que possam ser relevantes para a gestão.
Relacione também quem são os principais concorrentes e qual espaço eles ocupam no mercado.
Listar os fornecedores também é uma boa estratégia neste momento de planejamento.
3. Plano de marketing
Aqui você deve identificar as ações e os investimentos na divulgação de sua rede de clínicas. Considere tanto o marketing offline, com outdoors e jornais, e o online, com site, redes sociais, anúncios, etc.
Leia também: Marketing médico: o que você precisa para o sucesso?
4. Plano operacional
Este ponto diz respeito à operação de suas clínicas. Quais são os serviços oferecidos? Quem são os profissionais responsáveis? Quais são os equipamentos disponíveis?
Organize todas essas informações de acordo com cada estabelecimento e avalie se algumas delas podem funcionar de maneira integrada.
5. Plano financeiro
Por fim, o plano precisa prever a situação financeira das clínicas, incluindo valores de investimento, capital de giro, reserva financeira, rentabilidade atual, etc.
Para fazer esse processo na gestão de clínicas médicas — principalmente quando você é responsável por múltiplos estabelecimentos — vale a pena contar com um software de gestão para clínicas com funcionalidade voltada às finanças.
2. Elaboração de metas específicas para cada estabelecimento
A partir do plano de negócios para sua rede de clínicas, é hora de entender o que cada estabelecimento deve fazer para alcançar os objetivos conjuntos.
Portanto, neste momento, avalie a situação de todas as suas clínicas, considere o potencial de investimentos e de rentabilidade de cada uma delas e estabeleça metas a serem atingidas.
Por meio dessa clareza, fica mais fácil ter resultados positivos na gestão de clínicas médicas.
3. Gestão de custos da rede de clínicas
Dentro da gestão financeira de sua rede de clínicas, é importante também trabalhar com foco nos custos, eliminando gastos desnecessários e otimizando o trabalho no estabelecimento de saúde.
Isso envolve acompanhar de perto o fluxo de caixa de todas as clínicas, avaliar as entradas e saídas, destacar quais são os custos fixos e variáveis e alinhar o pagamento dos profissionais — inclusive as comissões para médicos.
Controlar os custos dessa forma permite ter uma visão melhor do futuro de seu empreendimento, além de identificar gargalos financeiros.
Faz parte também considerar o custo-benefício de todos os investimentos, avaliando o potencial de lucratividade de qualquer melhoria que você faça na gestão de rede clínica.
4. Definição do papel e das responsabilidades do gestor de clínica
Uma rede de clínicas organizada e funcional precisa de um esquema adequado de liderança, com clareza da hierarquia e das responsabilidades de cada profissional, como o médico gestor ou o diretor clínico.
Identifique primeiro quem é o responsável — ou responsáveis — pelo funcionamento da rede de clínicas como um todo. Defina quais são as demandas que esse profissional precisa cumprir e até onde vai sua autoridade sobre os diferentes estabelecimentos.
Depois, organize a liderança de cada clínica, identificando os responsáveis por responder pelos seus resultados. Esses profissionais devem manter uma comunicação direta com a gestão da rede e, ao mesmo tempo, cuidar do sucesso de seu próprio estabelecimento.
Um diretor clínico, por exemplo, deve supervisionar o trabalho da equipe médica, zelar pelas condições de trabalho e garantir um bom atendimento aos pacientes. Um gestor geral, por sua vez, tem a função de acompanhar os resultados de todas as clínicas e fiscalizar o trabalho em cada uma delas.
Leia também: Você sabe qual é o papel do diretor clínico em hospitais e clínicas médicas?
5. Padronização dos processos na gestão de clínicas médicas
Para ter bons resultados, evitar erros e otimizar o trabalho de toda a equipe — desde secretários até gestores —, uma rede de clínicas precisa de processos padronizados.
Todas as clínicas da rede devem usar o mesmo sistema para agendamento, consultas, prontuários e prescrições de medicamentos.
A partir desse padrão, o treinamento de novos profissionais fica mais fácil e toda a equipe estará mais preparada para oferecer um atendimento de qualidade, além de perder menos tempo em atividades corriqueiras e erros evitáveis.
6. Otimização da comunicação interna e externa em toda a rede de clínicas
No começo deste texto, falamos que o planejamento é o primeiro passo para o sucesso. No entanto, essa “caminhada” só dá bons frutos se a equipe for capaz de se comunicar efetivamente.
Isso vale para a comunicação interna em cada clínica e para o contato entre diferentes estabelecimentos. Todos devem ser capazes de alinhar decisões, atualizar o planejamento e lidar com problemas de maneira conjunta.
Por isso, aproveite as potencialidades da tecnologia para estabelecer um chat interno para as clínicas e busque manter esses contatos claros, diretos e abertos para que todos possam se envolver.
7. Controle da burocracia médica para todos os estabelecimentos
A burocracia faz parte da gestão de clínicas médicas. Um gestor de clínica precisa lidar com questões como emissão de atestados, registros trabalhistas, demandas dos planos de saúde, declaração do imposto de renda e Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (Dmed).
Isso tudo toma muito tempo de qualquer médico gestor, mas, obviamente, é uma demanda ainda maior se você for responsável pela gestão de uma rede de clínicas.
Por isso, vale a pena seguir algumas dicas:
- Preste atenção a todas as demandas e nunca deixe para a última hora.
- Busque contadores, advogados e profissionais capacitados na área para dar suporte ao seu trabalho.
- Conte com um software de gestão para clínicas que organize os dados importantes dos estabelecimentos.
8. Acompanhamento dos indicadores de desempenho na gestão de clínicas médicas
O sucesso de uma rede de clínicas depende do acompanhamento de seus resultados. Então avalie quais são os principais indicadores de desempenho de sua rede.
Alguns exemplos fundamentais são: rentabilidade, número de consultas, taxa de retorno, tempo de espera, satisfação do paciente e atração de novos pacientes.
Por meio desses números, você saberá como sua clínica está evoluindo e como ela pode crescer ainda mais.
Leia também: Relatórios de gerenciamento: entenda a importância de obter os indicadores de sua clínica.
9. Qualificação da equipe com as melhores práticas
Uma rede de clínicas precisa de uma equipe realmente qualificada para oferecer atendimentos de qualidade, melhorar a produtividade na gestão e garantir a integração do trabalho.
Para ter esses profissionais realmente qualificados, um gestor deve seguir alguns passos:
- Prestar atenção na contratação de profissionais, destacando as qualidades que sua rede de clínicas precisa.
- Investir na qualificação dos profissionais com cursos, palestras, treinamentos e valorização.
- Dar a devida atenção à gestão de pessoas na clínica em todos os passos desse processo tão importante.
10. Implementação de melhorias contínuas na rede de clínicas médicas
A última dica é simples: não se acomode em sua gestão de clínicas médicas. A área da saúde passa constantemente por atualizações e novidades que podem revolucionar sua rotina, então aproveite!
Invista em novos equipamentos, busque cursos e eventos de atualização, conheça as tecnologias atuais e conte com um software de gestão para clínicas.
Se suas clínicas estiverem constantemente evoluindo, você garantirá um crescimento conjunto, sustentável e constante para cada estabelecimento — e isso é ótimo para todos, desde o médico até o gestor.
Quer saber mais sobre o assunto? Então fale com um de nossos especialistas:
Compartilhe nas redes sociais:
